De digitale kloof tussen de werknemers van de gemeente/OCMW wordt steeds groter omdat niet alle collega's op dezelfde manier kunnen werken met de technologie die intern beschikbaar is. Zo zijn er 136 medewerkers die nog niet beschikken over een '@zonhoven.be'-mailadres. Hierdoor verloopt de interne communicatie soms moeizaam en geraakt niet alle informatie tijdig tot bij alle collega's.
Daarnaast kunnen steeds meer softwaretoepassingen locatiegebonden geraadpleegd worden (zoals de beeldbank). Om deze toepassingen te kunnen openen is een login vereist. Dit heeft als gevolg dat een groot aantal collega's uitgesloten worden uit bepaalde softwaretoepassingen. Concreet gaat het om 77 collega's uit het OCMW en 59 van de gemeente.
Op 14 februari 2019 wordt het intern meldigensysteem van de gemeente en het OCMW gelanceerd. Collega's kunnen dan via een centraal portaal interne meldingen doorgeven (werkopdrachten magazijn, ICT-helpdesk, gebouwenbeheer,..). Enkel collega's met een intern e-mailadres kunnen via dit plaform meldingen doorgeven of opvolgen. Dit platform wordt ook verder uitgebouwd als intern communicatieplatform, zodat iedereen van overal toegang kan hebben tot dezelfde informatie.
De dienst informatiemanagement stelt daarom voor om voor alle medewekers een e-mailadres te voorzien. Hier is een jaarlijkse kostprijs van 40,80 euro (exclusief BTW) per medewerker aan verbonden (Exchang Online Office 365). De totale kostpijs om de medewerkers die momenteel nog geen e-mailadres hebben van een account te voorzien is dus 5548,80 euro (exclusief BTW) op jaarbasis.
Het college gaat akkoord met het voorstel om voor alle werknemers in dienst van het OCMW- en gemeentebestuur een e-mailadres te voorzien.