2019_CBS_01303 - Veldrit Zonhoven - verlengen overeenkomst - Goedkeuring

Naar aanleiding van de aflopende overeenkomst met organisator Golazo Sports nv zijn we eind mei met Christoph Impens om de tafel gaan zitten. Hierbij gaf hij ons verdere uitleg mbt. het te hertekenen veldritlandschap (één Worldcup ipv. verschillende criteria) en het 'bid' dat Flanders Classics bij de UCI heeft binnengehaald.  

Dhr. Impens stelde voor om mbt. de veldrit in Zonhoven de huidige overeenkomst, incl. de gemeentelijke toelage van 19.000 euro, te hernemen en met 6 jaren te verlengen. Gezien de verwachte wijzigingen ging het college in bespreking dd. 30/07/2019 akkoord met een verlenging van de overeenkomst met één jaar. Een langdurige overeenkomst had/heeft voor de gemeente immers geen meerwaarde. 

In die hernieuwde éénjaarlijkse overeenkomst werden volgende aanpassingen wel nog overeengekomen en bij besluit van het college van 30/07 bevestigd:

1. Extra tickets voor het gemeentebestuur:

• 60 vip-dinerkaarten ipv. de voorziene 50 
• 28 vip-receptiekaarten ipv. de voorziene 20
• 100 extra gewone toegangstickets

2. Een extra bepaling op vraag van Golazo Sports nv:

"De jaarlijkse toelage dient ter ondersteuning van de algemene werkingskosten. In geval dat Zonhoven bij het hertekenen van de criteria geen UCI World Cup (Wereldbeker) krijgt toegewezen maakt de jaarlijkse toelage voorwerp uit van heronderhandeling tussen de partijen.”

Gezien de overeenkomst slechts met één jaar werd verlengd heeft deze extra bepaling echter geen voorwerp.

De beslissing werd aan Golazo Sports nv meegedeeld en zij zouden de eerdere overeenkomst in die zin aanpassen.  

Op 10 oktober bezorgde Golazo Sports nv ons een herwerkte overeenkomst. Hierin stelden zij opnieuw voor om de overeenkomst voor 6 jaren in plaats van één jaar te verlengen. Waarna hen werd meegedeeld dat dit niet de bedoeling van het gemeentebestuur was, werd op 23/10 een herwerkte versie voor één jaar (2019) overgemaakt.  

Hierin staan, in vergelijking met de overeenkomst afgesloten met het gemeentebestuur op 11 september 2017, toch nog wel wat wijzigingen (zie gele markeringen op het document in bijlage). Het document werd eveneens ter toetsing voorgelegd aan de dienst contractmanagement. 

OVERWEGENDE DAT

GOLAZO SPORTS een sportmarketingbureau is wiens diensten er onder meer in bestaan sportwedstrijden te organiseren en te communiceren.

• GOLAZO SPORTS de rechtenhouder, organisator en eindverantwoordelijke is van de internationale UCI cyclocross gekend als de “Superprestige Zonhoven” die jaarlijks plaatsvindt op het grondgebied van Zonhoven, in en rond Domein Molenheide en het natuurgebied “De Teut” (hierna het “Event” genoemd).
• De Gemeente bevestigt dat ze haar partnership met GOLAZO SPORTS wil verlengen.
• De Gemeente en GOLAZO SPORTS bevestigen dat ze een harmonieuze samenwerking in een positief klimaat wensen na te streven, en de voorwaarden wensen vast te leggen in deze overeenkomst (hierna de “Overeenkomst” genoemd

De bewoording “rechtenhouder” is een eerder vaag begrip om op te nemen in de overeenkomst. Hier kan enkel discussie over ontstaan.

Ook het woord “jaarlijks” dient te worden verwijderd. Dit om te vermijden dat de overeenkomst doet uitschijnen dat er na 2019 tussen de partijen nog verbintenissen zouden zijn op basis van deze overeenkomst.

ARTIKEL 5   FINANCIËLE AFSPRAKEN

De jaarlijkse vergoeding ligt vast op 19.000 euro. De overeenkomst is in die zin aangepast dat hier nu de vermelding 'excl. BTW' werd toegevoegd. Dit komt neer op een extra kost voor het gemeentebestuur tbv. 3.990 euro en kan uiteraard niet de bedoeling zijn.

Dit zou gewijzigd moeten worden in 'incl. BTW'.

ARTIKEL 6   INTELLECTUELE RECHTEN

De Gemeente erkent dat alle intellectuele eigendomsrechten van het Event, waaronder de woord- en beeldmerken, exclusieve eigendomsrechten van GOLAZO SPORTS zijn. Behoudens in geval van uitdrukkelijke toestemming van GOLAZO SPORTS is het de Gemeente niet toegestaan een intellectueel eigendomsrecht van het Event te gebruiken. 

Dit artikel is véél te algemeen en vaag verwoord. “Intellectuele (eigendoms)rechten” kan héél veel omvatten.

Hier zou een exhaustieve lijst moeten worden toegevoegd om exact te bepalen wat hier onder valt. Het voorstel is om dit artikel integraal te verwijderen vanwege te vaag waardoor onze rechten/plichten niet op voorhand bekend zijn en wij genoodzaakt zouden zijn deze bepaling te ondertekenen zonder te weten waarover het eigenlijk gaat.

ARTIKEL 7   ALGEMENE BEPALINGEN

Bij alle publicaties, advertenties en gebruik van het logo en/of verwijzing naar het Event zal de Gemeente nauwkeurig de richtlijnen m.b.t. het gebruik ervan opvolgen en voorafgaandelijk de goedkeuring van GOLAZO SPORTS bekomen. Alle drukwerken of elke vorm van communicatie zal dus eerst aan GOLAZO SPORTS ter goedkeuring worden voorgelegd. GOLAZO SPORTS is niet verantwoordelijk voor de drukwerken of communicatie die door de Gemeente verspreid worden. 

In principe is hier juridisch geen bezwaar, maar praktisch lijkt dit zeer moeilijk te organiseren. Vandaar dat ook hier het voorstel zou zijn om dit te verwijderen.  

Op voorwaarde van de hierboven aangehaalde aanpassingen, kan akkoord worden gegaan met het verlengen van de overeenkomst voor de organisatie van de superprestigecross voor de editie 2019 en kan het dossier in die zin geagendeerd worden.