De gemeenteraad verleende in zitting van 17 december 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 15 januari 2019 de plaatsingsprocedure te starten.
De aankondiging van opdracht 2019-501401 werd gepubliceerd op 16 januari 2019 op nationaal niveau.
In het kader van de opdracht “Raamcontract voor het drukken en leveren van promotioneel drukwerk” werd een bestek met nr. 205.34 - EP 018/2019 opgesteld door het diensthoofd communicatie.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 39.669,42 excl. btw of € 48.000,00 incl. 21 % btw, op basis van een duurtijd van vier jaar.
De huidige opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst werden bepaald. De aanbestedende overheid kan de deelnemer aan de raamovereenkomst indien nodig schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen.
De gemeenteraad verleende in zitting van 17 december 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 15 januari 2019 de plaatsingsprocedure te starten.
De aankondiging van opdracht 2019-501401 werd gepubliceerd op 16 januari 2019 op nationaal niveau.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 12 februari 2019 om 11.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 12 juni 2019.
Er werden 3 offertes ontvangen:
- Graphius NV, Eekhoutdriesstraat 67 te 9041 Gent (€ 18.689,20 excl. btw of € 22.613,93 incl. 21 % btw per jaar);
- Mediatopper, Arsenaalstraat 50 te 8900 Ieper (werd uitgesloten op basis van kwalitatieve selectiecriteria);
- IPM Printing nv, Rusatiralaan 3 te 1083 Ganshoren (€ 16.391,15 excl. btw of € 19.833,29 incl. 21 % btw per jaar);
Het diensthoofd Communicatie stelde op 4 april 2019 het verslag van nazicht van de offertes op.
De offerte van de inschrijver met de hoogste score is ruim 8.000 euro (ongeveer 88%) hoger dan de raming van deze opdracht. De inschrijver die als tweede eindigde, diende een offerte in die bijna 6.000 euro hoger was dan de raming. Daarom stelt de ontwerper voor om de gunning van deze opdracht stop te zetten.
Er wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze procedure stop te zetten en aan niemand te gunnen omdat de inschrijvingen de raming ruim overschrijden. Er wordt ook voorgesteld de procedure later opnieuw op te starten aan de hand van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 april 2019, opgesteld door het diensthoofd Communicatie.
Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De opdracht “Raamcontract voor het drukken en leveren van promotioneel drukwerk” wordt niet gegund.
De inschrijvers worden op de hoogte gebracht van het besluit van het college.