Het besluit van de gemeenteraad dd. 29 april 2019 houdende goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze voor de opdracht “Raamcontract voor het drukken en leveren van promotioneel drukwerk”.
De beslissing van het college van burgemeester en schepenen dd. 30 april 2019 houdende starten procedure voor de opdracht “Raamcontract voor het drukken en leveren van promotioneel drukwerk”.
Het verslag van nazicht van de offertes dd. 12 juni 2019 opgesteld door Caroline Lemaire, diensthoofd communicatie.
In het kader van de opdracht “Raamcontract voor het drukken en leveren van promotioneel drukwerk” werd een bestek opgesteld door Caroline Lemaire, diensthoofd communicatie.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 39.669,42 excl. btw of € 48.000,00 incl. 21 % btw voor 4 jaar.
De huidige opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst werden bepaald. De aanbestedende overheid kan de deelnemer aan de raamovereenkomst indien nodig schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen.
De gemeenteraad verleende in zitting van 29 april 2019 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 30 april 2019 om de plaatsingsprocedure te starten en volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:
- Drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9 te 2270 Herenthout;
- Drukkerij Grafico nv, Kerkstraat 7 te 3940 Hechtel-Eksel;
- Antilope De Bie bvba, Nijverheidsstraat 6 te 2570 Duffel;
- Chapo, Sasstraat 4 te 3500 Hasselt.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 28 mei 2019 om 11.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 25 september 2019.
Er werden 2 offertes ontvangen:
- Drukkerij Grafico nv, Kerkstraat 7 te 3940 Hechtel-Eksel
- Drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9 te 2270 Herenthout.
Caroline Lemaire, diensthoofd communicatie, stelde op 12 juni 2019 het verslag van nazicht van de offertes op.
De ontwerper stelt voor om, rekening houdende met het verslag van nazicht van de offertes, deze opdracht te gunnen aan de firma met de enige regelmatige offerte (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9 te 2270 Herenthout, tegen de prijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 12 juni 2019, opgesteld door Caroline Lemaire, diensthoofd communicatie. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De opdracht “Raamcontract voor het drukken en leveren van promotioneel drukwerk” wordt gegund aan de firma met de enige regelmatige offerte (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9 te 2270 Herenthout, tegen de prijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.
De overeenkomst wordt afgesloten van 1 juli 2019 tot en met 31 december 2019.
De opdracht wordt automatisch stilzwijgend verlengd voor volgende periodes:
- 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020
- 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021
- 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022
De overeenkomst neemt in elk geval een definitief einde op 31 december 2022.
Elk der partijen heeft te allen tijde de mogelijkheid om de overeenkomst kosteloos stop te zetten na een opzegtermijn van 30 dagen.
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek.
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2019 bij actie 2019140247 “De dienst communicatie staat in voor de redactie van teksten aangepast aan de gebruikte kanalen en voor de aanmaak van publicaties”. Het budget voor de volgende jaren zal worden voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025.