2019_CBS_00443 - Aansluiting op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem Vlaanderen - Kennisneming

Brief van Cultuurconnect betreffende de aansluiting op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem en de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken.

In zitting van 27/03/2018 heeft het college zich principieel akkoord verklaard met de aansluiting van onze bibliotheek op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem Vlaanderen (EBS) met als voorkeur om mee in te stappen met alle Limburgse bibliotheken in de eerste migratiegolf zijnde van 01/10/2018-31/03/2019.

Cultuurconnect heeft echter om praktische redenen ervoor gekozen om onze bibliotheek samen met de 4 overige Brocade-bibliotheken van Limburg (Hechtel-Eksel, Diepenbeek, Bilzen en Maasmechelen) samen met de Oost-Vlaamse bibliotheken aan te sluiten tijdens de tweede migratiegolf van 01/04/2019-30/09/2019.

Elke bibliotheek heeft op dit moment een lokaal of provinciaal bibliotheeksysteem waarbij ze de nodige werkprocessen in kunnen uitvoeren (bestellen, catalografie, inventarisbeheer, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer, rapportage/statistieken,...). Voor onze bibliotheek is dat het softwarepakket Brocade van Cipal/Ciblis.

Een haalbaarheidsstudie van 2015 van Cultuurconnect in opdracht van de Vlaamse Overheid toonde aan dat de opzet van een Vlaams Eengemaakt Bibliotheeksysteem voorwaardenscheppend is voor de verdere digitale innovatie, versterking en samenwerking van de sector.  Het is een unieke kans om de verschillende bibliotheeksystemen te vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem; de samenwerking tussen bibliotheken te versterken; een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners; het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken door schaalvoordeel en om verder te innoveren op grotere schaal.

Onze bibliotheek dient nu in deze 6 maanden de nodige voorbereidingen te maken voor de overstap naar het EBS in september/oktober. Dit omhelst o.a. het onderzoeken naar de mogelijkheden tot samenwerking met andere bibliotheken zoals omschreven in de brief (puntje 4. Nieuwe samenwerkingsmogelijkheden voor de bibliotheek). De gradatie van samenwerking bij de instap in het EBS moet daarbij gekozen worden (waarbij de meeste bibliotheken momenteel kiezen voor groep 0 = geen samenwerking, groep 1 = 1 lidgeld, groep 2 = 1 reglement,…).

Verder dienen we onze huidige data grondig op te kuisen en voor te bereiden voor een correcte export naar het nieuwe systeem en moet er ook bekeken worden welke parameters, procedures en afspraken er vastgelegd moeten worden in de nieuwe software. Dit impliceert dan hoogst waarschijnlijk ook in een nieuw gebruikersreglement.

Als deze voorbereidingen gebeurd zijn, wordt het resultaat na advies van de beheerraad ter goedkeuring voorgelegd aan het schepencollege en vervolgens gemeenteraad.

Voor totaalpakket aan huidige bibliotheeksoftware (Brocade, bibliotheekwebsite, Mijn bibliotheek, Vlaamse Centrale Catalogus, basispakket verrijkende content,…) is de kostprijs € 0,58 per inwoner (€ 12.385,55). Voor het nieuwe EBS heeft de Vlaamse overheid resoluut gekozen voor het laagste van de tarieven van alle Vlaamse bibliotheken, namelijk € 0,24 per inwoner per jaar (€ 5.091,36) voor de volledige gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken.

Zoals nu blijkt bij de huidige migratie in de eerste golf van de Limburgse provinciale bibliotheken zullen we wellicht genoodzaakt zijn om de bibliotheek enkele dagen te sluiten om de uiteindelijke integratie en implementatie te kunnen laten volbrengen.