1/ Planning:
Cultuurconnect heeft een planning opgemaakt waarbij onze bibliotheek - samen met 4 andere Limburgse Brocade-bibs - overstappen naar het eengemaakte bibliotheeksysteem in de tweede golf van najaar 2019. Concreet zullen wij samen met de bibliotheken van Bilzen, Diepenbeek, Hechtel-Eksel en Maasmechelen omschakelen op vrijdag 6 december 2019. De dagen ervoor heeft de softwareleverancier nodig om al onze data om te zetten vanuit Brocade naar de nieuwe software van WISE en om de parameters juist in te stellen zodat alles vlot kan verlopen bij de start van het nieuwe systeem op vrijdag 6 december. Tijdens deze migratieperiode van 4 dagen kunnen er geen transacties plaatsvinden zoals uitlenen, inleveren, verlengen, reserveren enz. omdat deze data overgezet dienen te worden. Vandaar dat een sluiting van de bibliotheek noodzakelijk is van maandag 2 december tot en met donderdag 5 december 2019. Ook de digitale diensten van de bibliotheek zoals online verlengen via Mijn Bibliotheek zullen in de sluitingsweek niet beschikbaar zijn omdat de lenergegevens en uitleningen dienen overgezet te worden naar de nieuwe software.
Deze sluitingsdagen en de niet-beschikbaarheid van de online diensten worden zo breed mogelijk gecommuniceerd via alle mogelijke kanalen zodat onze leners optimaal op de hoogte zijn. Om leners geen extra overlast te bezorgen geven we deze 4 sluitingsdagen ook in onze huidige software Brocade aan als zijnde gesloten zodat leners 4 extra dagen uitleentermijn krijgen en alzo geen boete kunnen oplopen wegens sluiting van de bibliotheek.
2/ Samenwerkingsverbanden:
Eén van de grote doelstellingen van het nieuwe eengemaakte bibliotheeksysteem is de verschillende huidige bibliotheeksystemen te vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem waardoor de samenwerking tussen de Vlaamse openbare bibliotheken wordt gefaciliteerd, versterkt en bevorderd zodat de bibliotheken een betere dienstverlening kunnen aanbieden aan hun gebruikers. Ook zorgt een eengemaakt systeem ervoor dat het onderhoud efficiënter en goedkoper zal verlopen en bovendien laat deze schaalvergroting de sector toe om verder te blijven innoveren.
In het Eengemaakte Bibliotheeksysteem zijn er verschillende mogelijkheden voorzien voor bibliotheken om samen te werken indien gewenst. Cultuurconnect biedt vijf modellen met gradaties van samenwerking aan waar telkens een stapje verder wordt gegaan. Hieronder worden de samenwerkingsniveau's geschetst vanuit het perspectief van de leden van de bibliotheek:
- groep 0 - geen van onderstaande samenwerkingsniveau's: alle bibliotheken werken sowieso samen in een gemeenschappelijke catalogus en lenersbestand.
- groep 1 - 1 lidgeld: een klant hoeft in de bibliotheken die samenwerken maar één keer lidgeld te betalen en kan dan gebruik maken van de diensten van alle bibliotheken binnen dit samenwerkingsniveau.
- groep 2 - 1 reglement: model van groep 1 + de bibliotheken hebben hetzelfde uitleenreglement zodat een klant dezelfde uitleenregels kent in al de bibliotheken van de samenwerking. Dit omhelst dezelfde uitleentermijn, aantal materialen, verlengingen, boeteregeling, enz.
- groep 3 - 1 financiële organisatie met transport: model van groep 2 + een klant kan uitgeleende exemplaren inleveren of gereserveerde exemplaren ophalen, of openstaande boetes betalen in een andere bibliotheek van de samenwerking (dit is gedeeltelijk het geval in enkele regio’s in Oost-Vlaanderen)
- groep 4 - 1 regiobibliotheek: model van groep 3 + als een klant een titel reserveert, kan deze uit alle bibliotheken van de samenwerking komen, en verdere geavanceerde samenwerkingsopties zoals gezamenlijke communicatie (één bibliotheek stuurt alle brieven), floating (exemplaren blijven staan in de bibliotheek waar ze ingeleverd worden), enz.
In het verleden heeft onze gemeente ervoor gekozen (besluit schepencollege 29/01/2008) om niet mee in te stappen in het provinciaal aangeboden bibliotheeksysteem PBS-Limburg, omdat dit oa. voor onze leners een achteruitgang zou betekenen qua service als we het destijds verplichte gemeenschappelijke gebruikersreglement van het PBS dienden toe te passen. Het toenmalige PBS had echter wel het voordeel dat men met een gemeenschappelijke lidkaart werkte, waardoor elke lener die lid was in een provinciaal aangesloten bib, ook gratis gebruik kon maken van elke andere Limburgse PBS-bibliotheek. De vraag van onze gebruikers om ook met deze provinciale lidkaart gratis gebruik te kunnen maken van onze bibliotheek kregen we afgelopen 10 jaar meer dan regelmatig aan onze balie.
Nu met het invoege gaan van het eengemaakte Vlaamse bibliotheeksysteem biedt Cultuurconnect dus de mogelijkheid om wel voor een gemeenschappelijke lidkaart te kiezen (groep 1) zonder daarvoor meteen ook een gemeenschappelijk reglement (groep 2) te moeten nemen. Dit geeft ons nu de mogelijkheid om onze gebruikers het beste van beide te geven: een gemeenschappelijke lidkaart waarbij ze slechts 1x lidgeld betalen om gebruik te kunnen maken van alle hierop aangesloten Vlaamse bibliotheken plus de voordelen van onze huidige gebruikersvoorwaarden zoals 4 weken uitleentermijn, de mogelijkheid tot 2x verlengen (slechts 1x binnen groep 2 - gemeenschappelijk reglement) en gratis reserveren (€1 binnen groep 2 - gemeenschappelijk reglement) van bibliotheekmaterialen, enz.
Binnen Limburg zijn er momenteel ca. 21 bibliotheken die kiezen voor groep 2 (gemeenschappelijk reglement). Dit zijn voornamelijk bibliotheken die reeds samen in het PBS-samenwerkingsverband Limburg zaten en daardoor al een gemeenschappelijk reglement hadden. Een 8-tal Limburgse bibliotheken kiest voor samenwerking in groep 1 (1 lidmaatschap) en een 11-tal Limburgse bibliotheken kiezen voorlopig nog voor groep 0 (geen samenwerking). Onze rechtstreekse buurgemeenten Heusden-Zolder en Houthalen-Helchteren stappen beide pas op een later tijdstip over naar het eengemaakte bibliotheeksysteem en kijken daardoor nog even de kat uit de boom. Hasselt en Genk kozen op dit ogenblik voor groep 0 (geen samenwerking).
Iedere bibliotheek kan na verloop van tijd nog wijzigen van samenwerkingsniveau en het is nu al duidelijk binnen de Limburgse en Vlaamse bibliotheeksector dat men op de meeste plaatsen voorzichtig start maar zeker openstaat voor meer samenwerking in de toekomst. Zo vergt samenwerking in groep 3 of 4 bijvoorbeeld een hele logistieke regeling en ver gevorderde afspraken tussen deze bibliotheken, iets wat tijd nodig heeft om te groeien.
Daarom stellen we dan ook voor om met onze bibliotheek te starten in samenwerkingsniveau groep 1 (gemeenschappelijk lidmaatschap) om daarna te kijken of we in de toekomst verder kunnen groeien naar groep 2 met een gemeenschappelijk gebruikersreglement wat het uiteraard voor de gebruikers nog eenvoudiger en vooral duidelijker zal maken.