2019_CBS_00140 - Voorstel programma Zonhoven Trapt Door 2019 - Goedkeuring

Vanuit de werkgroep wordt volgend voorstel voor het concept en indeling plein van ZTD 2019 besproken. 

Dit voorstel werd besproken en afgetoetst met Stralend Zonhoven in een overleg van 29/1. 

Indeling plein

Naar aanleiding van een veelgehoorde opmerking vorige edities dat er te weinig verbinding was tussen het plein (met name Zonhoven Culinair) en het kinderdorp werd een nieuwe opstelling bekeken.

Het voorstel om de editie van dit jaar te organiseren vind je in bijlage.

Enkele krachtlijnen

Het podium wordt opgesteld aan de kant van het Martenshuys en de backstage wordt ingericht op het grasveld en parkings voor de bib. Er komt één lange dranktoog op straat ter hoogte van het standbeeld.

Het kinderdorp verhuist naar het grasveld naast de ocmw parking en het “Zonhoven Culinair” dorp zal hierrond gebouwd worden wat meer mogelijkheden geeft naar ruimere terrassen en persoonlijke inkleding van elke stand per deelnemer.

Programma

Op vraag van het college werd een uitbreiding van het programma op vrijdag- en zaterdagavond onderzocht. Na een eerste bespreking werd beslist om enkel op zaterdagnamiddag een extra programma aan te bieden.

De kostenraming hiervoor is als volgt:

Uitbating dranktogen

Op vraag van het college werd de uitbesteding van de dranktogen afgetoetst bij Carinne Donatz, zaakvoerder van het Martenshuys. Zij geeft aan dat dit voor haar niet haalbaar/wenselijk is om te organiseren omdat ze haar eigen zaak moet sluiten en dit teveel werk en risico inhoudt om gedurende het hele weekend volledig zelfstandig te organiseren en ze bovendien onvoldoende personeel hiervoor heeft. 

Er werd ook een simulatie gemaakt van de kosten en opbrengst van de drankverkoop in 2018:

Aangezien de "winst" van dit onderdeel nog steeds aanzienlijk is stellen wij voor om de uitbating van de dranktogen verder door de gemeente met vrijwilligers te organiseren.

Momenteel lopen de onderhandelingen met diverse brouwers en zal het resultaat binnenkort aan het college voorgelegd worden. 

Zonhoven Culinair

Na de vorige editie en de evaluatie van ZTD werd besproken om de volgende editie ook wat veranderingen door te voeren; om te komen tot een vernieuwender concept. Bij de nieuwe indeling van het plein is dit ook makkelijker haalbaar omdat de deelnemers meer plaats zullen krijgen om hun eigen standen uit te bouwen.

Enkele krachtlijnen

Het concept wordt aangepast met meer nadruk op verfijning van het aanbod (kleinere hapjes/verfijnde hapjes/nadruk op “culinair”/kwaliteit boven kwantiteit in de porties)

De ondersteuning van de gemeente wordt duidelijker "afgebakend": de gemeente zorgt voor een tent incl. basisvoorzieningen (water/stroom/verlichting incl. verbruik), 2 tafels, 4 receptietafels, 2 parasols, vrijwilligers tijdens event voor opruiming, security en voor algemene promotie van het event en de deelnemers.

De deelnemers moeten zelf instaan voor de inkleding en uitbating van hun standen en terrassen en zijn zelf verantwoordelijk voor alle materialen die ze hiervoor nodig hebben: wijn- en cavaglazen, stoelen, krukken, koelcel, opruiming standen incl. afvalverwijdering na afloop.

Drank mag nog aangeboden worden bijhorend bij de hapjes die men aanbiedt (geen bieren en frisdranken - dit loopt via de centrale toog).

De deelnemers betalen een vergoeding aan de gemeente als volgt: een vaste bijdrage (standgeld) van 200 euro forfaitair als vergoeding voor de tent en bijkomend ook 4% van de opbrengst van de verkoop. 

Eventueel kan ook aan de deelnemers aangeboden worden om de eetstanden reeds op zaterdagavond uit te baten, indien gewenst. Dit zou voor ons ook een meerwaarde zijn omdat er dan ook een aanbod aan hapjes is. Voorheen waren er enkele verenigingen (Zonneridders/Peter Geurts/basket Zonhoven) die eetstanden hadden op zaterdagavond. 

Advies Stralend Zonhoven

Stralend Zonhoven is voorstander van een nieuw concept voor Zonhoven Culinair en wil meewerken en meedenken aan de uitwerking hiervan. Tevens is men bereid om haar kanalen en connecties in te zetten om deelnemers te zoeken en te motiveren.

Advies van de dienst

Het optrekken van de vergoeding voor deelname is verantwoord omdat de verhouding tussen kosten voor de gemeente en opbrengst voor de deelnemers niet meer in evenwicht is. Er dient een duidelijkere afbakening te komen van hetgeen de gemeente en de deelnemers zelf voorzien en welke vergoeding hier tegenover staat. Een tweeledige vergoeding met enerzijds standgeld geeft de zekerheid van een vaste inkomst voor de gemeente om enkele vaste kosten (tent en verbruik) te dekken. Een percentage op de opbrengst zorgt ervoor dat de gemeente bij een goede organisatie en een drukbezochte editie ook iets extra kan recuperen in de vaste kosten die de organisatie met zich meebrengt. Een vergoeding van 10% op de opbrengst lijkt ons in dit geval realistischer.

Goedkeuring programma ZTD 2019