Het besluit van de gemeenteraad dd. 26 november 2018 houdende goedkeuring lastvoorwaarden, raming en plaatsingsprocedure voor de opdracht “Vervanging van het buitenschrijnwerk en het isoleren en afwerken van de buitengevels van het gemeentehuis – Lot I”.
Het verslag van nazicht van de offertes dd. 25 maart 2019 opgesteld door SFAR Architectenbureau bvba, Pikkeleerstraat 69 te 3540 Herk-de-Stad.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 12 september 2017 de ontwerpopdracht voor de opdracht “Vervanging van het buitenschrijnwerk en het isoleren en afwerken van de buitengevels van het gemeentehuis - Lot I” toe te wijzen aan SFAR Architectenbureau bvba, Pikkeleerstraat 69 te 3540 Herk-de-Stad.
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgesteld door de ontwerper, SFAR Architectenbureau bvba, Pikkeleerstraat 69 te 3540 Herk-de-Stad.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 761.124,97 incl. 6 % btw.
De gemeenteraad verleende in zitting van 26 november 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de openbare procedure.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 4 december 2018 de plaatsingsprocedure te starten.
De aankondiging van de opdracht werd gepubliceerd op 5 december 2018 op nationaal niveau.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 15 januari 2019 om 11.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 15 mei 2019.
Er werd 1 offerte ontvangen van Moors nv, Europark 1041 te 3530 Houthalen-Helchteren (€ 1.340.810,12 incl. 6 % btw).
De ontwerper, SFAR Architectenbureau bvba, Pikkeleerstraat 69 te 3540 Herk-de-Stad, stelde op 25 maart 2019 het verslag van nazicht van de offertes op.
De ontwerper stelt het volgende:
“Op basis van de ingediende referenties kunnen we oordelen dat de inschrijver Moors nv een zeer geschikt kandidaat is om deze werken uit te voeren. Aangezien er maar één inschrijver is, is deze offerte ook de meest voordelige offerte volgens de opgegeven gunningscriteria. Doch de ingediende offerte overschrijdt de raming met 49%. Na onderzoek van de ingediende offerte kunnen er minwerken ten bedrage van € 258.254,36 worden doorgevoerd. Dit geeft dan een eindbedrag van € 1.028.322,86 incl. btw. Dit bedrag overschrijdt de raming met 18% wat volgens ons aanvaardbaar is.
Conclusie:
Wij raden aan de lopende procedure stop te zetten en over te gaan naar onderhandelingsprocedure waarbij we dan verder in onderhandeling willen treden met Moors nv aangaande de voorgestelde minwerken.”
Op vraag van het college heeft de onderwerper een bijkomende uitleg geschreven betreffende de grootste afwijkingen tussen de raming en de offerte.
Rekening houdende met het voorgaande, is het aangewezen de lopende procedure stop te zetten en, op basis van artikel 38§1, 2° Wet Overheidsopdrachten (er werd enkel een onaanvaardbare offerte ingediend), later een mededingsprocedure met onderhandeling op te starten.
De mededingingsprocedure met onderhandeling verplicht de aanbestedende overheid de opdracht opnieuw bekend maken indien zij niet uitsluitend de oorspronkelijke inschrijvers (in casu enkel Moors nv) toelaat. Dit raadt de dienst echter ook aan om de mededinging te garanderen.
Het is aan te raden het bestek aan te passen om tot een lagere prijs te komen voor de nieuwe procedure op te starten.
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 25 maart 2019, opgesteld door de ontwerper, SFAR Architectenbureau bvba, Pikkeleerstraat 69 te 3540 Herk-de-Stad.
De plaatsingsprocedure voor de opdracht “Vervanging van het buitenschrijnwerk en het isoleren en afwerken van de buitengevels van het gemeentehuis - Lot I” wordt stopgezet.
De opdracht wordt niet gegund.
De opdracht zal later opnieuw opgestart worden als een mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze opdracht zal met aankondiging bekendgemaakt worden.
Het bestek voor de opdracht zal aangepast worden.
Bovengenoemde inschrijver zal hierover ingelicht worden.