Beslissing college van 21 mei 2019: opstarten proefproject Postbird
Jaarlijks worden er nog ruim 80.000 brieven verstuurd door de gemeente en het OCMW. Het verwerken (afdrukken, plooien, tekenen en registreren) van deze uitgaande poststukken is tijdrovend en kostelijk. Via het softwarepakket "PostBird" is het mogelijk om deze stappen grotendeels te automatiseren. Concreet houdt dit in dat uitgaande post als PDF ingeladen wordt in PostBird. PostBird herkent automatisch het adres van de ontvanger. De toepassing registreert en archiveert vervolgens deze poststukken en via de firma Speos (onderdeel van Bpost) worden de poststukken dagelijks afgedrukt, geplooid, in enveloppe gestoken, gefrankeerd en tenslotte verzonden. Dit kan zowel voor standaard briefwisseling als voor aangetekende zendingen.
De belangrijkste voordelen van het softwarepakket "PostBird" voor de gemeente en het OCMW:
- Tijdwinst: Grootschalige zendingen nemen veel tijd en mankracht in beslag. Via deze toepassing wordt dit geautomatiseerd en uitgevoerd door een externe firma.
- Minder belasting van onze eigen printers en stopzetten contract plooimachine: De gemeente stuurt jaarlijks ca. 80.000 brieven die allen door onze printers worden afgedrukt. Bijgevolg daalt dit volume en kan er op termijn overgeschakeld worden naar printers met lagere capaciteit (kostenbesparing).
- Automatische registratie en archivering: Wettelijk moet elk uitgaand poststuk geregistreerd worden. Deze functionaliteit is mee opgenomen in de PostBird applicatie. Elke brief wordt geregistreerd en is terug oproepbaar.
- Groeiscenario: Ebox zal op termijn mogelijks gekoppeld worden aan PostBird/Speos waardoor de post naar de burger volledig digitaal kan blijven.
Op 21 mei 2019 heeft het college beslist om gedurende 3 maanden een proefproject te starten met de software Postbird. Dit proefproject wordt door de betrokken diensten als positief ervaren (uitgebreide evaluatie is als bijlage toegevoegd). De dienst informatiemanagement adviseert daarom om een licentie voor één jaar aan te kopen van de software.
Op 29 augustus 2019 is de evaluatie van de software besproken op het managementteam (MAT). Het MAT geeft een gunstig advies om:
Het college neemt kennis van de evaluatie van het proefproject voor het automatiseren van de uitgaande post via het softwarepakket PostBird van de firma Pitco bvba.
Het college beslist akkoord te gaan met het verlengen van de overeenkomst met de firma Pitco bvba, Suikertorenweg 35 te 2560 Kessel voor een periode van 1 jaar. De kostprijs voor het gebruiken van de software bedraagt 50 euro per maand (exclusief BTW).
Het college gaat akkoord om 20 000 euro krediet op te laden in de toepassing.