We kregen de vraag of het gemeentebestuur eventueel bereid zou zijn om een groepsaankoop van beschermingsmiddelen voor de verenigingen te organiseren. De gemeente koopt de producten aan en de verenigingen kopen de producten dan aan van de gemeente.
Dit voorstel werd gedaan gezien de gemeente meer ervaring heeft met de aankoop van verschillende beschermingsmiddelen alsook het schaalvoordeel als we de interesses van de individuele verenigingen bundelen. De verenigingen zouden een voordeligere prijs kunnen bekomen aangezien het een "groepsaankoop" betreft.
Om zo een aankoop te organiseren dienen we eerst een interessepeiling te organiseren bij de verschillende Zonhovense verenigingen. Er dient uitgeklaard te worden welke beschermingsmiddelen de gemeente zal aankopen, bijvoorbeeld handalcoholgel, ontsmettingsmiddelen voor materialen, wegwerp mondmaskers, wegwerp handschoenen. Op basis van deze gegevens zouden wij de markt verkennen en de nodige bestellingen plaatsen.
Er moet ook worden uitgeklaard welke verenigingen mogen instappen in de groepsaankoop en dus gevraagd zou worden hun interesse mee te delen. Alle Zonhovense verenigingen of enkel de sportclubs en jeugdverenigingen?
Opmerkingen vanuit de dienst contractmanagement:
1. Als de interessepeiling veel interesse opwekt bij de verenigingen en de aankoopsom bijgevolg hoog oploopt (> 30.000,00 euro) dan zijn we verplicht om een normale procedure overheidsopdrachten te doorlopen. Het is te kort dag om de interessepeiling te organiseren en een bestek op te maken voor de gemeenteraad van juni, dat zal dan pas gaan voor de gemeenteraad van september. Aangezien er geen motivering denkbaar is die een spoedeisende procedure kan verantwoorden, dient de normale procedure worden doorlopen (goedkeuring bestek door gemeenteraad, opstart procedure door college van burgemeester en schepenen, redelijke indieningstermijn, ....). De gunning van de opdracht zal dan pas ten vroegste eind oktober kunnen gebeuren.
2. Ook indien we geen volledige procedure moeten doorlopen, is gelet op de noodzakelijke interessepeiling, de tijd beperkt om alle producten geleverd te hebben voor de zomervakantie begint.
3. We kunnen op voorhand geen enkele vereniging zekerheid geven over de prijs, kwaliteit noch de leveringstermijn, dit weten we pas nadat we op basis van de interessepeiling alle offertes ontvangen hebben. Indien voor bepaalde verenigingen de uiteindelijke prijs te hoog of de leveringstermijn te lang is en zij beslissen om niet af te nemen van deze groepsaankoop, zijn de aantallen lager waardoor de leveranciers hun offertes naargelang zullen willen aan passen waardoor we in een vicieuze cirkel zouden kunnen terechtkomen.
4. Aangezien de gemeente de producten verder verkoopt aan de verenigingen, komt de aansprakelijkheid van de gemeente als verkoper van de producten in het gedrang moesten de producten gebrekkig zijn of niet voldoen aan de verwachtingen van de verenigingen.
Gelet op bovenstaande, in het bijzonder de onzekerheid voor zowel de gemeente wat betreft de aantallen (en bijhorende raming) als voor de verenigingen wat betreft de prijs, kwaliteit en de leveringstermijn, alsook de korte termijn om alles uitgeklaard en geregeld te krijgen, stelt de dienst contractmanagement voor om negatief advies te verlenen voor het organiseren van deze groepsaankoop. Het is immers niet mogelijk om met zekerheid te zeggen dat we de verenigingen een kwalitatieve dienst kunnen aanbieden door deze groepsaankoop te organiseren.
Indien het gemeentebestuur beslist om beschermingsmiddelen aan te kopen is het noodzakelijk dat deze voldoen aan de wettelijke voorschriften en juiste beschermingsgraad bieden. Er dienen ook juiste instructies aan de gebruikers overgemaakt te worden om foutief gebruik te vermijden. Het is dus zeker belangrijk te weten hoe het zit met de aansprakelijkheid van het gemeentebestuur als verdeler van de beschermingsmiddelen.
Indien het gemeentebestuur beslist om beschermingsmateriaal aan te kopen voor Zonhovense verenigingen dan dient er een retributiereglement goedgekeurd te worden om de tarieven vast te stellen. De bevoegdheid voor het vaststellen van een retributiereglement is de gemeenteraad. Voor de tarieven van vrije tijd is deze bevoegdheid gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen beslist geen groepsaankoop van beschermingsmiddelen voor Zonhovense verenigingen te organiseren gezien de onzekerheid om een kwalitatieve dienst te kunnen aanbieden.