Offerte E2E
Offerte Pixeo
Jaarlijks worden er in Zonhoven een 200-tal grote en kleine evenementen georganiseerd door externen (evenementenbureaus, burgers, buurtcomités,…) zoals bv. festivals, wandeltochten, fuiven, straatfeesten, enz.
Omdat het verwerken van deze aanvragen momenteel nog voor een groot stuk analoog en decentraal gebeurt, wenst de dienst Vrije Tijd een pakket aan te kopen waarin alle evenementen centraal aangevraagd en afgehandeld kunnen worden binnen de betrokken diensten.
Hiervoor werd één uitbreiding op een alreeds aangekocht pakket bekeken en hiernaast twee offertes opgevraagd. De uitbreiding op het alreeds bestaande pakket (Spotbooking) was in ieder geval veel te beperkt om te kunnen voldoen aan de verwachtingen en eisen van de gemeente waardoor een gedetailleerde prijsvraag niet meer nuttig geacht werd. Dit pakket was namelijk een standaard formulier dewelke niet aangepast kan worden aan eigen werking of wensen van de gemeente, wat ervaren wordt als een grote beperking die het doel van dergelijke aankoop teniet doet.
Enkel op prijs vergeleken, komen we tot het volgende:
Het grote voordeel van E2E, inhoudelijk bekeken, is dat het binnen het geheel Facilitator van E2E valt, waarvan de gemeente ook reeds de onderdelen ‘Zaalreservaties’ en ‘Uitleningen’ aangekocht en in gebruik heeft. Bijgevolg dient er door onze medewerkers slechts gebruik gemaakt te worden van één programma. De gebruiksvriendelijke interface van hun software is een groot voordeel. Bovendien staat dit ons toe om binnen één pakket volledige aanvragen te verwerken (dus incl. het ontlenen van materiaal en het reserveren van zalen/kleedkamers/…), alsook deze te koppelen aan innames openbaar domein (koppeling GIPOD). Het programma is verder ook volledig configureerbaar naar onze eigen wensen en werking, hetgeen bij bv. Spotbooking niet mogelijk is (dit is een standaard opgemaakt formulier).
Pixeo biedt inhoudelijk een gelijkaardig pakket aan als E2E maar werkt met andere software-onderdelen die wij niet gebruiken. Voor innames openbaar domein hebben zij bijvoorbeeld een eigen (aan te kopen) onderdeel, terwijl wij al met Spotbooking werken (hetzelfde pakket als waar E2E standaard mee koppelt, dus geen extra aankoop/omschakeling van software). Dit geldt ook voor modules voor uitleningen en zaalreservaties. Doordat we de pakketten van E2E (en hun partners) al hebben is dat programma veel meer compatibel met onze huidige werking.
Bijgevolg wordt er aangeraden de offerte van E2E te aanvaarden.
Het college van burgemeester en schepenen besluit de offerte van E2E voor de eenmalige prijs van € 12.912,50 € en de jaarlijkse kosten t.b.v. 2.056,25 € te aanvaarden.