Richtlijnen uitleendienst huidige versie.
Naar aanleiding van een evaluatie over de werking van de uitleendienst wordt een aanpassing voorgesteld.
Op advies van de financiële dienst wordt voorgesteld om de waarborgen af te schaffen. Het systeem werd niet waterdicht toegepast (er gebeurden dikwijls leveringen zonder dat de waarborg betaald was), er kruipt zeer veel tijd in de administratie en opvolging van deze waarborgen (betalingen controleren, terugstorten, interne communicatie tussen diensten over vrijgeven waarborg) en in de praktijk gebeurde het zelden dat de waarborg ingehouden werd omwille van verlies of diefstal van materialen. In de toekomst voorzien we dat defecten, verlies of diefstal nog steeds onder de verantwoordelijkheid van de ontlener vallen en dat in dit geval de werkelijke kost van de herstelling, vervanging of aankoop vergoed moet worden door de ontlener. Werkuren voor herstellingen of reinigen van ontleende materialen zullen gefactureerd worden aan 50 euro per uur, met een minimum van 50 euro (zoals voorzien in ons retributiereglement). Dit wordt opgenomen in het reglement.
Daarnaast ligt de vraag voor vanuit het magazijn om de dienstverlening aan te passen, meer bepaald niet alle leveringen meer zelf uit te voeren, maar door de aanvrager te laten gebeuren, zodoende de werking van de eigen dienst efficiënter te kunnen organiseren.
Aangezien het hierbij gaat om een wezenlijke aanpassing van de huidige dienstverlening willen we graag de mogelijke scenario’s en de impact verder toelichten en verduidelijken.
SCENARIO 1
Vanuit het magazijn wordt voorgesteld om voortaan een onderscheid te maken tussen "grote" en "kleine" materialen: terwijl nu alle materialen geleverd worden op een plaats naar keuze van de aanvrager zullen voortaan enkel nog "grote" materialen geleverd worden, en dienen de "kleine" materialen door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht te worden naar de gemeentelijke magazijnen.
Dit heeft enkele voordelen: de kleinere (en diefstalgevoelige) materialen worden door de ontlener zelf opgehaald en hij is zelf vanaf het moment van de “levering” verantwoordelijk ervoor. In de praktijk blijkt de aanvrager immers zelden aanwezig te zijn bij de levering van materialen waardoor deze onbewaakt en bereikbaar voor iedereen opgesteld staan. Een leverbon wordt in dit geval ook niet afgetekend.
Een ander voordeel is dat er minder ritten gemaakt dienen te worden want de levering van grote en kleine materialen gebeurt (meestal) niet in één rit omdat dit met verschillende voertuigen gebeurt (vrachtwagen/oplegger of gesloten camionette). We dienen er dan wel voor te zorgen dat bij de levering van grote materialen meer aandacht is voor controle op de levering en aftekenen van een leverbon (idealiter een systeem van afspraken voor leveringen met eventueel nog telefonische verwittiging op voorhand) zodat de aanvrager altijd aanwezig is bij de levering, zodat leveringen direct op de juiste plaats kunnen geïnstalleerd kunnen worden en er ook een leverbon kan afgetekend worden.
Om deze nieuwe werking mogelijk te maken dient er een ontvangstbalie georganiseerd te worden in het gemeentelijk magazijn waarbij materialen afgehaald kunnen worden elke donderdag en vrijdag tussen 8.30 en 11.30 uur en teruggebracht kunnen worden elke maandag en dinsdag van 8.30 tot 11.30 uur. Bij de verbouwingen van het magazijn is in de plannen sowieso voorzien dat er een balie komt voor bezoekers en klanten. Deze balie kan dan ook gebruikt worden als "uitleenbalie".
Nadeel is dat verenigingen in de toekomst zelf moeten instaan voor het ophalen en vervoeren van kleine materialen en dat de (huidige) dienstverlening dus wordt teruggeschroefd.
Grote materialen:
· Toiletwagen (gemeente zorgt enkel voor aansluiting afvoer en de levering van stroomkabel en waterdarm, die door de aanvrager zelf moet aangesloten worden)
Kleine materialen:
Alle materialen (incl. vlaggen, geluidsmeter, beamer) worden gecentraliseerd op het magazijn.
SCENARIO 2
Indien we de dienstverlening aan onze verenigingen willen behouden zoals in het verleden het geval was, dan blijft de werking ongewijzigd en worden alle materialen (groot en klein) geleverd.
Tot hiertoe was onze dienstverlening op vlak van uitleningen aan onze verenigingen een sterk punt waar we vooral op logistiek vlak een grote hulp zijn voor de verenigingen en organisatoren in onze gemeente. Onze diensten zijn hiertoe ook met de nodige middelen en personeel uitgerust om deze dienstverlening te waarborgen.
Wanneer we de huidige dienstverlening willen behouden is het wel nodig dat de werking en procedure verder bijgestuurd en geprofessionaliseerd wordt, met meer aandacht voor leveringen op afspraak (idealiter een systeem met afspraken en telefonische verwittiging voor levering) zodat de aanvrager steeds aanwezig is om de materialen in ontvangst te nemen en een leverbon af te tekenen. Op deze manier is de aanvrager verantwoordelijk voor de materialen vanaf het moment van de levering en kan alles direct op de juiste plaats geïnstalleerd worden volgens aanwijzingen van de aanvrager (in het verleden hadden we al het probleem dat er teruggekeerd moest worden om een wc-wagen te verplaatsen omdat die niet op de juiste plaats stond; vb. Zonhoven Live).
Cijfers - uitleningen in 2018
Het college opteert voor scenario 2 (behoud van de dienstverlening, maar aanpassing van de werkwijze) voor de aanpassing van het uitleenreglement.
Het college beslist om geen waarborgen meer te vragen voor het gebruik van de uitleendienst.
Het college beslist om de nieuwe gebruiksvoorwaarden ter goedkeuring voor te leggen aan de volgende gemeenteraad.