De procedure zoals vastgelegd in het goedgekeurde leegstandsreglement stelt dat al de eigenaars via een aangetekend schrijven in kennis worden gesteld van de akte voor de opname in het leegstandsregister.
In bijlage de akte met de begeleidende brief en de modeldocumenten die met de brief zullen meegestuurd worden. De modeldocumenten worden ook ter beschikking gesteld door middel van een online formulier op de gemeentelijke website.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de modelbrief met bijlage die verstuurd wordt naar eigenaars van woningen waar een vermoeden van leegstand op rust.