2020_CBS_01262 - PPS De Kwint - Gunning - Goedkeuring

De documenten behorende tot de BAFO van Vanhout-Kolmont;

Gunningsverslag.

De gemeenteraad nam de beslissing op 24 april 2017 tot goedkeuring van de opdracht en opdrachtdocumenten voor "PPS de Kwint" met de keuze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking als gunningsprocedure.

Op 25 april 2017 startte het college van burgemeester en schepenen bovenstaand procedure, waarbij op dezelfde dag een aankondiging van de opdracht op nationaal niveau werd verzonden.

De kandidaturen diende het bestuur te bereiken op 19 juni 2017.

Daaropvolgend besliste het college van burgemeester en schepenen naar aanleiding van de beoordelingen in het selectieverslag volgende drie kandidaten te selecteren en uit te nodigen tot net indienen van een offerte:

1. Cordeel – Himo - Bremco

Industrielaan 18 - 3730 Hoeselt

2. THV Vanhout Projects-Kolmont Woonprojecten

Lammerdries 12 - 2440 Geel

3. Montreal NV

Wijnegemsteenweg 49, bus 1 - 2970 Schilde

Hierna werden de eerste offertes geopend op 16 oktober 2017. Er werden op 1 december 2017 aangepaste offertes ingediend na een verduidelijkingsronde.

Het verslag van de (aangepaste) eerste offertes dd. 18 december 2017 bevat de beoordeling van de eerste en de aangepaste eerste offertes  en  een eerste rangschikking van deze offertes. Op basis van deze rangschikking werd de hoogst gerangschikte Inschrijver uitgenodigd voor de onderhandelingsfase. De uitslag van de rangschikking was:

1. VANHOUT-KOLMONT:                310,75 punten
2. CORDEEL-HIMO-BREMCO:      222,24 punten
3. MONTREAL:                               209,75 punten

Enkel de inschrijver op de eerste plaats werd meegenomen naar de onderhandelingen, door het aanzienlijk puntenverschil met de inschrijvers op de tweede en derde plaats, met name VANHOUT-KOLMONT. 

De aanbestedende overheid en VANHOUT-KOLMONT zijn tevens onderhandelingen aangegaan met het oog op de afstemming over de bepalingen van de PPS-Overeenkomst, rekening houdende met het gelijkheidsbeginsel, het bestek, de BAFO en de eisen van de vergunningverlenende instanties. 

Ter optimalisatie van de prijs en de kwaliteit van het ontwerp en verdere afstemming van de PPS-Overeenkomst, werden onder meer volgende onderhandelingsmomenten gehouden op 02/05/2019, 16/05/2019, 06/06/2019, 13/01/2020, 30/01/2020, 14/08/2020, 17/09/2020, 15/10/2020 en 23/10/2020.

In navolging van de onderhandelingen en de contractbesprekingen heeft VANHOUT-KOLMONT op 18 november 2020 een BAFO ingediend.

De BAFO vertoonde geen formele of materiële onregelmatigheden en werd aldus regelmatig verklaard.

De BAFO werd verder geoptimaliseerd ten opzichte van de eerste offerte en is aldus een verbetering.

Artikel 8.16.8 van de gunningsleidraad voorziet dat de aanbestedende overheid ten aanzien van de voorkeursbieder, zijnde VANHOUT-KOLMONT, een beslissing tot gunning zal nemen indien de finale contractbesprekingen met succes worden afgerond. 

Gelet op het feit dat de finale contractbesprekingen met VANHOUT-KOLMONT met succes afgerond werden, is het aangewezen om een beslissing tot gunning te nemen ten aanzien van VANHOUT-KOLMONT.

Het volgende advies wordt aan de aanbestedende overheid verleend : 

• De opdracht te gunnen aan VANHOUT-KOLMONT.
• De noodzakelijke briefwisseling hieromtrent, conform de wettelijke vereisten, aan alle inschrijvers over te maken.
• Rekening te houden met de wettelijk voorzien wachttermijn van vijftien kalenderdagen, alvorens de opdracht te sluiten (tot stand te doen komen) conform de wetgeving overheidsopdrachten.

De motivering en het besluit van het bovenvermelde gunningsverslag wordt geheel onderschreven en maakt integraal deel uit van deze beslissing.

De opdracht wordt pas gesloten na het (succesvol) doorlopen van een wachttermijn van vijftien kalenderdagen, conform de wettelijke bepalingen.

De uitvoering van de opdracht wordt beheerst door een PPS-overeenkomst die aangegaan dient te worden door de aanbestedende overheid en Vanhout-Kolmont. Deze PPS-overeenkomst dient goedgekeurd te worden door de gemeenteraad en zal op de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad geagendeerd worden.