2020_CBS_00816 - Aanstelling architect bouw turnhal Basvelden - procedure - Goedkeuring

Het bestuur heeft beslist een investeringssubsidie toe te kennen aan de Turnkring voor de bouw van een turnhal op de site de Basvelden. Er zal een recht van opstal verleend worden aan de Turnkring.

Op 3 juli 2020 heeft de Vlaams minister van onderwijs, sport, dierenwelzijn en Vlaamse rand aan de hand van een MB besloten een subsidie t.b.v. € 849.758,00 te verlenen voor het project De Basvelden.

Om de bouw te kunnen realiseren, dient er een architect aangesteld te worden.

Gelet op het feit dat de investeringssubsidie meer dan de helft van de kosten voor de totale bouw bedraagt en ook de andere wettelijke voorwaarden vervuld zijn om te spreken over een overheidsopdracht, is de wet overheidsopdrachten sowieso van toepassing voor de totale bouw van de turnhal en dus ook inclusief de aanstelling van een architect, ongeacht of de Turnkring of de gemeente Zonhoven als aanbestedende overheid zou fungeren en de procedure overheidsopdrachten zou doorlopen.

Hoe dan ook wordt er sterk aangeraden voorafgaand een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen de Turnkring en de gemeente om alle afspraken duidelijk vast te leggen.

1. Aanbestedende overheid

Hierdoor dient er een voorafgaande beslissing genomen te worden wie de aanbestedende overheid zal zijn:

    1. De gemeente;

    2. De Turnkring;

    3. Beiden samen ("occasionele gezamenlijke opdracht").

Bovenstaande houdt in dat de rechten en plichten voor deze opdracht in het geval (1) bij de gemeente liggen, in het geval (2) bij de Turnkring en in het geval (3) zijn beide partijen gezamenlijk verantwoordelijk, met dien verstande dat de opdrachtdocumenten nader kunnen preciseren dat bepaalde onderdelen exclusief dan wel gezamenlijk de verantwoordelijk zijn van een van de partijen.

In het geval (1)  behoudt de gemeente vanzelfsprekend volledig zelf controle over de uiteindelijke gunning alsook uitvoering van de architectenopdracht.

In het geval (2) heeft de gemeente geen invloed bij de gunning en uitvoering, al kan de samenwerkingsovereenkomst wel bepalen dat de Turnkring voor bepaalde zaken voorafgaand de goedkeuring van de gemeente dient te verkrijgen of dat de gemeente betrokken dient te worden bij bepaalde zaken. In dit geval is de beslissingsmacht van de gemeente hoe dan ook wel veel meer beperkt dan in de andere twee gevallen aangezien wij zelf geen beslissingsbevoegdheid hebben in de procedure noch t.o.v. de architect gedurende de uitvoering van diens opdracht. De gemeente kan een beperkte invloed hebben, op basis van de samenwerkingsovereenkomst maar deze reikt niet zo ver in vergelijking met de andere twee gevallen daar dit steeds indirect en beperkt zal zijn.

In het geval (3) dienen de bevoegde organen van zowel de gemeente als de Turnkring steeds elke stap goed te keuren en dient er dus in principe steeds overeenstemming zijn. Ook hier zal een samenwerkingsovereenkomst belangrijk zijn en kunnen hier onderlinge afspraken gemaakt worden.

2. Procedure

2.1 Prijsvraag

Zoals momenteel doorlopen wordt voor de procedure van de vergroening van het centrum, kan er geopteerd worden om een procedure prijsvraag te doorlopen (gevolgd door klassieke overheidsopdracht): Dit is een soort ontwerpenwedstrijd waarbij eerst een opdracht geplaatst wordt (prijsvraag) met als doel goede ontwerpen te ontvangen (over prijs etc. wordt in deze fase niet gesproken). De beste of besten worden gekozen en worden nadien in concurrentie gesteld op basis van een klassieke procedure overheidsopdrachten met enkele gunningscriteria (prijs, uitvoering, etc.).

Hier kan al dan niet met prijzengeld voor laureaten gewerkt worden. Aangezien hier echter van in het begin gevraagd wordt om een ontwerp in te dienen, zal de inschrijver relatief veel tijd moeten spenderen om dit ontwerp te maken terwijl de toekenning van de opdracht pas achteraf zal gebeuren. Bijgevolg wordt er aangeraden om prijzengeld te voorzien om de procedure van een prijsvraag te doen slagen, moest de voorkeur uitgaan naar deze procedure.

2.2 Medingingsprocedure met onderhandeling

Dit is een tweestapsprocedure: Eerst worden de bedrijven geselecteerd na een oproep tot kandidaatstelling en nadien worden deze geselecteerden uitgenodigd om concreet een offerte in te dienen. Elke geïnteresseerde kan zich kandidaat stellen (openbaar).

Het voordeel van deze procedure in vergelijking met een klassieke procedure, is dat deze, ongeacht het bedrag, de mogelijkheid geeft om onderhandelingen aan te gaan met de inschrijvers om zo zeker te zijn dat de betrokken dienst voorziet in de behoeften van de aanbestedende overheid. Deze procedure is ook speciaal in het leven geroepen om o.a. ontwerpopdrachten, waarbij de behoeften moeilijk op voorhand te definiëren zijn, tot een goed einde te kunnen brengen.

De sluiting van de opdracht gebeurt op dezelfde wijze als een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

2.3 Klassieke overheidsopdracht

Men kan een klassieke overheidsopdracht publiceren waarbij een van de gunningscriteria de beoordeling van het ontwerp zelf kan zijn.
Een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een mogelijkheid maar in dat geval kan de totale kost maximaal € 139.000,00 zijn. De huidige (ruwe) raming brengt ons tussen €120.000-180.000, waardoor deze procedure niet wordt aangeraden omdat deze simpelweg vermoedelijk geen optie is. Dit is een procedure in één stap, waarbij de aanbestedende overheid de mogelijkheid heeft zelf de aan te schrijven firma's te bepalen en de rest bijgevolg uit te sluiten. Men kan a.d.h.v. deze procedure ook onderhandelingen aangaan met alle kandidaten die zich ingeschreven hebben.

Een openbare procedure is wel een mogelijkheid maar wordt niet aangeraden omdat hier niet onderhandeld kan worden. Het bestek zou bijgevolg zeer volledig, juist en exact opgesteld moeten zijn want er is geen enkele ruimte om bepaalde zaken uit de offerte al onderhandeld te laten wijzigen om te voldoen aan de (onvoorziene) noden van de aanbestedende overheid.

3. Recht van opstal

Aan de turnclub zal een recht van opstal verleend worden waarop de turnhal gebouwd zal worden. In deze akte kunnen verschillende voorwaarden opgenomen worden waaraan de turnclub zich zal moeten houden.