Voorstel om te starten met de fundamenten in de omschakeling naar Microsoft Teams als telefoonoplossing. Als vervolg op de principiële goedkeuring om de vervanging van de telefooncentrale met Microsoft Teams te verwezenlijken leggen we ter goedkeuring een concrete bestelling voor via de ‘ICT-Aankoopcentrale stad Brugge’. Het betreft percelen 1, 2, 3 en 6 van het raamcontract opengesteld door de stad Brugge.
Het project kan eenvoudig worden verwezenlijkt in 3 (optionele) onderdelen welke allen afzonderlijk voortbouwen op de fundamenten uit dit voorstel en welke uit eenzelfde raamcontract afgenomen kunnen worden. Na evaluatie kunnen uitbreidingen ter goedkeuring worden voorgelegd.
Fundament: basis infrastructuur en licentie voorzieningen om te kunnen bellen met Teams.
Uitbreiding 1: Bijkomende hardware voorzieningen waar de fundamentele oplossing tekort schieten vb. vaste toestellen (Optioneel en na evaluatie)
Uitbreiding 2: Toevoegen van geavanceerde onthaal functionaliteiten vb. met Anywhere365
(Optioneel en na evaluatie)
Uitbreiding 3: Toevoegen van CRM koppeling en omnichannel communication platform vb. met Anywhere365 en TOPdesk (Optioneel en na evaluatie)
Inbegrepen in het fundamenteel voorstel zit al het nodige om gefaseerd de personen en dienstnummers op kort termijn te kunnen omschakelen naar de teams omgeving om te bellen met de huidige voorzieningen via pc met headsets en smartphones. Diensten waar blijkt dat bijkomende hardware nodig zijn worden uitgesteld omgezet. De nodige voorzieningen worden gebundeld in het voorstel “Uitbreiding 1” om ook deze diensten te kunnen omschakelen.
Fundament - € 21.567,55 eenmalig en € 24 055,48 jaarlijks incl. BTW
Voor de volledigheid is de huidige ondersteuningskosten van O365 toegevoegd die bij Synergics vervallen en één-op-één vervangen wordt door de ondersteuning door RealDolmen. Dit maakt dat de reële meerkost lager ligt dan deze geprojecteerde kost.
Microsoft Phone licenties - € 19 166,40 jaarlijks voor 150 business licenties
De Microsoft licenties worden dynamisch voorzien naargelang het effectieve aantal medewerkers
Session border controller - € 3 136,79 eenmalig en € 433,22 jaarlijks
Benodigde hardware voor de connectie tussen de provider (Fluvius) en Teams
Vaste telefoon toestellen - € 1 366,08 eenmalig en €99,86 jaarlijks voor 4 toestellen
Installatie en projectkost - € 12.936,16 eenmalig
Uurtarieven van bijkomende werken in regie
Reactieve Software Support - € 4.128,52 eenmalig en € 4.356,00 jaarlijks
€ 4.356,00 /jaar - Overname van de huidige O365 ondersteuning bij Synergics door RealDolmen. Vervangt de huidige kost van € 4.356,00 en vervat de support op O365 en telefonie.
€ 1.103,52 eenmalig – Opzet van de support omgeving en remote connecties
€ 3.025,00 eenmalig* – support uren op voorhand aangekocht in “portefeuille”
*uurtarieven die van de portefeuille worden afgenomen bij support vragen.
Het financieel advies is positief gezien de nodige kredieten voorzien zijn het meerjarenplan. Er dient bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan voor de jaren 2021 tot en met 2025 een extra budget voorzien te worden van € 25.000 per jaar voor het onderhoud.
Het college van burgemeester en schepenen beslist af te nemen van percelen 1, 2, 3 en 6 van de ‘ICT-Aankoopcentrale stad Brugge’, allen gegund aan Realdolmen NV, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen.
Artikel 2
Het college van burgemeester en schepenen beslist de offertes van Realdolmen NV, zoals opgenomen in bijlage, goed te keuren.
Artikel 3
De uitvoering van deze opdracht is onderhavig aan de opdrachtdocumenten zoals bepaald door de stad Brugge in de door hen doorlopen procedure ‘ICT-Aankoopcentrale stad Brugge’.