De beslissing van de gemeenteraad d.d. 25/05/2020 tot goedkeuring van de opdracht, de beslissing van de gemeenteraad d.d. 29/06/2020 tot goedkeuring van de gunningsleidraad, de beslissing d.d. 2/06/2020 van het college van burgemeester en schepenen betreffende de start van de procedure en de beslissing van het college van burgemeester en schepenen d.d. 25/08/2020 betreffende de kwalitatieve selectie van de uit te nodigen firma's;
De opdrachtdocumenten;
PV van de jury.
De gemeenteraad keurde dd. 25/05/2020 de selectieleidraad en de procedure goed voor de "Ontwerpopdracht voor de herontwikkeling van het dorpshart van de gemeente Zonhoven".
De gemeenteraad keurde dd. 29/06/2020 de gunningsleidraad goed voor de "Ontwerpopdracht voor de herontwikkeling van het dorpshart van de gemeente Zonhoven".
Het college van burgemeester en schepenen keurde dd. 02/06/2020 de start van de procedure goed.
De selectieleidraad werd op 3/06/2020 gepubliceerd op Europees niveau en potentiële kandidaten hadden de tijd tot woensdag 12/08/2020 om zich kandidaat te stellen voor deze opdracht.
Volgende kandidaten hebben een aanvraag tot deelneming ingediend:
Hierna genoemd “a2o”
Hierna genoemd “Arcadis”
Hierna genoemd “Geotec”
Hierna genoemd “Omgeving cvba”
Hierna genoemd “Sweco”
Het college van burgemeester en schepenen besloot, op basis van het selectieverslag, d.d. 25/08/2020 alle vijf hierboven vernoemde kandidaten te selecteren en bijgevolg uit te nodigen een offerte in te dienen op de manier zoals bepaald in de gunningsleidraad.
Alle geselecteerde kandidaten werden uitgenodigd op een toelichtingsvergadering en ontvingen eveneens een schriftelijk verslag van deze toelichtingsvergadering waarin de mondeling toegelichte antwoorden schriftelijk werden samengevat.
Op 30 november 2020 diende alle geselecteerden uiterlijk hun offerte in te dienen. Alle vijf firma's hebben hun offerte ingediend.
Zoals bepaald in de gunningsleidraad, diende een jury de ontwerpen anoniem te beoordelen op basis van vier beoordelingscriteria.
Een jury werd, conform de wetgeving overheidsopdrachten en de opdrachtdocumenten, samengesteld door het college van burgemeester en schepenen dd. 24/11/2020.
Binnen het kader van de beoordelingscriteria kwam de jury tot haar finale beoordeling en kiest ze de laureaten die ze voordraagt aan de aanbestedende overheid om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure.
De jury stelde een proces-verbaal op, dat de essentie van de beraadslaging bevat en waarin ze de keuze van de ontwerpen motiveert op basis van hun afzonderlijke verdiensten en waarin ze haar opmerkingen en de eventuele punten die verduidelijking vergen, heeft opgenomen. In alle gevallen is de jury autonoom bij het uitspreken van haar advies. Het proces-verbaal is opgenomen als bijlage bij dit besluit en maakt hier integraal deel van uit.
De anonimiteit van de kandidaten wordt geëerbiedigd tot het advies van de jury bekend is. Om dit optimaal te waarborgen, wordt in dit besluit de anonimiteit van de kandidaten gewaarborgd door hier te spreken van kandidaten I t.e.m V. Na de goedkeuring van dit besluit, kunnen de namen vrijgegeven worden.
De rangschikking zoals voorgesteld door de jury bepaalt ook het prijzengeld zoals vastgelegd in de opdrachtdocumenten. Aan de inschrijvers die een volledig regelmatig bevonden offerte hebben ingediend, wordt een vergoeding betaald van € 12.000,00 voor de eerste gerangschikte, van € 10.000,00 voor de tweede gerangschikte, van € 7.500,00 voor de derde gerangschikte en van € 5.000 voor de vierde en vijfde gerangschikte inschrijvers.
De laureaten voorgedragen door de jury zullen uitgenodigd worden om deel te nemen aan de onderhandelingsfase. Na de onderhandelingsfase zal er uiteindelijk een verslag van nazicht van de offertes opgemaakt worden door de leidend ambtenaar en kan het college van burgemeester en schepenen de opdracht definitief gunnen.
Merk op dat de rangschikking zoals bepaald door de jury dus kan wijzigen tijdens of na de onderhandelingsfase. Het is dus mogelijk dat er aan een andere firma gegund zal worden dan wie nu de eerste plaats werd toebedeeld door de jury. De toekenning van het prijzengeld blijft echter hoe dan ook overeind, ongeacht de uitkomst na onderhandelingen.
Op basis van de beraadslagingen van de jury worden volgende kandidaten voorgesteld als laureaten:
Kandidaat I, III en V
De rangschikking zoals bepaald door de jury is de volgende:
1. Kandidaat III
2. Kandidaat I
3. Kandidaat V
4. Kandidaat II en IV (samen)
Het college van burgemeester en schepenen besluit goedkeuring te verlenen aan het PV van de jury, dewelke integraal deel uitmaakt van dit besluit.
Artikel 2
Het college van burgemeester en schepenen beslist kandidaat I, III en V uit te nodigen voor de onderhandelingsfase.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen besluit volgende rangschikking voor de prijsvraag, autonoom bepaalde door de jury, te bekrachtigen:
1. Kandidaat III
2. Kandidaat I
3. Kandidaat V
4. Kandidaat II en IV (samen)
Artikel 4
Het college van burgemeester en schepenen beslist alle kandidaten in kennis te stellen van deze gemotiveerde beslissing en de motieven ervan.