2021_CBS_00324 - Uitbreiding softwarepakket Omgeving.net voor de afdeling ruimte - Integratie module consultatie burger - Goedkeuring

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen dd. 15 maart 2016 houdende gunning van de opdracht "Aankoop en installatie van een softwarepakket voor de dienst ruimtelijke ordening en leefmilieu" aan de firma Remmicom nv te Westmeerbeek.
De offerte dd. 4 maart 2021 van de firma Remmicom nv voor de integratie van de module "Consulatie Burger" in Omgeving.net

Het college van burgemeester en schepenen dd. 15 maart 2016 heeft de opdracht "Aankoop en installatie van een softwarepakket voor de dienst ruimtelijke ordening en leefmilieu" gegund aan de firma Remmicom nv te Westmeerbeek.  Het betreft het softwarepakket Omgeving.net

Op dit moment beschikt Omgeving.net, het softwarepakket waarmee o.a. de omgevingsvergunningen worden afgehandeld, niet over de module consultatie burger.  Deze module houdt in dat er automatisch een koppeling wordt gemaakt met de website van de gemeente Zonhoven.  Dit in functie van de openbare onderzoeken en de besluiten.  Openbare onderzoeken dienen bekend gemaakt te worden door o.a. publicatie op de website van de betreffende gemeente.  Door deze module zal dit automatisch gebeuren, op het correcte moment, en zullen deze gegevens na afsluiting van het openbaar onderzoek ook automatisch verdwijnen van de website.  Idem voor de besluiten, die ook bekend gemaakt dienen te worden op de website. Door de module zal dit automatisch gebeuren, voor de wettelijk verplichte periode.  De gegevens zullen in de huisstijl worden gepubliceerd.

Op dit moment dienen volgende stappen te worden toegepast:
- Voor de publicatie van een openbaar onderzoek:
    1. De afdeling Ruimte maakt een melding aan in Topdesk aangaande deze publicatie.
    2. De afdeling Ruimte laadt hierbij de bijhorende affiche op.
    3. De dienst Communicatie plaatst de informatie betreffende dit openbaar onderzoek, samen met de affiche, op de correcte datum op de website.
    4. De dienst Communicatie haalt deze informatie op de correcte datum (na einde openbaar onderzoek) opnieuw van de website.
- Voor de publicatie van een besluit:
    1. De afdeling Ruimte maakt een melding aan in Topdesk aangaande deze publicatie.
    2. De afdeling Ruimte laadt hierbij het bijhorende besluit op.
    3. De dienst Communicatie plaatst de informatie betreffende dit besluit, samen met dit besluit, op de correcte datum op de website.
    4. De dienst Communicatie haalt deze informatie op de correcte datum opnieuw van de website.

De integratie van de module consultatie burger zal volgende voordelen bieden t.o.v. de bestaande werkwijze:
- De verschillende stappen die de afdeling Ruimte en de dienst Communicatie dienen te ondernemen bij de huidige werkwijze komen te vervallen wat voor een verlichting van de werklast zorgt.
- De correcte data om de informatie toe te voegen of te verwijderen dienen niet langer door een collega te worden opgevolgd.
- Mogelijke fouten die kunnen ontstaan door de huidige werkwijze komen te vervallen. Bv.: een openbaar onderzoek dat te lang op de website blijft staan, enz.
- De informatie/tekst die op de website verschijnt zal steeds in de huisstijl opgemaakt zijn en zal steeds correct zijn.
- De menselijke fouten die mogelijk gemaakt kunnen worden in de tekst op de website (bv. schrijffouten) komen te vervallen.

De integratie van de module consultatie burger vormt een eerste stap in de optimalisering van de workflow rond de omgevingsvergunningen en kadert in het bijhorende project.  Gezien het enkel om een implementatie gaat van een module binnen de bestaande software valt dit te rechtvaardigen o.b.v. art. 38/1 KB Uitvoering zonder de opdracht in mededinging te moeten plaatsen.

Remmicom nv heeft op 4 maart 2021 een offerte overgemaakt voor de integratie van de module consultatie burger in Omgeving.net:
- Eénmalige installatie en setup => € 3.418,25 incl. btw
- Maandelijkse onderhouds- en helpdeskvergoeding => € 36,30 incl. btw.