De beslissing van de gemeenteraad d.d. 25/05/2020 tot goedkeuring van de opdracht, de beslissing van de gemeenteraad d.d. 29/06/2020 tot goedkeuring van de gunningsleidraad, de beslissing d.d. 2/06/2020 van het college van burgemeester en schepenen betreffende de start van de procedure en de beslissing van het college van burgemeester en schepenen d.d. 25/08/2020 betreffende de kwalitatieve selectie van de uit te nodigen firma's;
De opdrachtdocumenten;
PV van de jury;
Verslag van nazicht na twee onderhandelingsrondes.
De gemeenteraad keurde dd. 25/05/2020 de selectieleidraad en de procedure goed voor de "Ontwerpopdracht voor de herontwikkeling van het dorpshart van de gemeente Zonhoven".
De gemeenteraad keurde dd. 29/06/2020 de gunningsleidraad goed voor de "Ontwerpopdracht voor de herontwikkeling van het dorpshart van de gemeente Zonhoven".
Het college van burgemeester en schepenen keurde dd. 02/06/2020 de start van de procedure goed.
De selectieleidraad werd op 3/06/2020 gepubliceerd op Europees niveau en potentiële kandidaten hadden de tijd tot woensdag 12/08/2020 om zich kandidaat te stellen voor deze opdracht.
Volgende kandidaten hebben een aanvraag tot deelneming ingediend:
Hierna genoemd “a2o”
Hierna genoemd “Arcadis”
Hierna genoemd “Geotec”
Hierna genoemd “Omgeving cvba”
Hierna genoemd “Sweco”
Het college van burgemeester en schepenen besloot, op basis van het selectieverslag, d.d. 25/08/2020 alle vijf hierboven vernoemde kandidaten te selecteren en bijgevolg uit te nodigen een offerte in te dienen op de manier zoals bepaald in de gunningsleidraad.
Alle geselecteerde kandidaten werden uitgenodigd op een toelichtingsvergadering en ontvingen eveneens een schriftelijk verslag van deze toelichtingsvergadering waarin de mondeling toegelichte antwoorden schriftelijk werden samengevat.
Op 30 november 2020 diende alle geselecteerden uiterlijk hun offerte in te dienen. Alle vijf firma's hebben hun offerte ingediend.
Zoals bepaald in de gunningsleidraad, diende een jury de ontwerpen anoniem te beoordelen op basis van vier beoordelingscriteria.
Een jury werd, conform de wetgeving overheidsopdrachten en de opdrachtdocumenten, samengesteld door het college van burgemeester en schepenen dd. 24/11/2020 en kwam tot haar finale beoordeling en heeft ze de laureaten gekozen die ze voordraagt aan de aanbestedende overheid om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure.
Op basis van de beraadslagingen van de jury werden volgende kandidaten (anoniem) voorgesteld als laureaten:
Kandidaat I, III en V, zijnde respectievelijk Sweco, Geotec en a2o.
Aan alle laureaten werd dd. 27 januari 2021 het PV van de jury uit de fase van de prijsvraag overgemaakt, waarin de opmerkingen en vragen aan de laureaten stonden te lezen. Alle laureaten werden uitgenodigd om hun offerte voor te stellen aan de aanbestedende overheid in de week van 22-26 februari 2021. Gedurende deze presentatie werd gevraagd de in het PV van de jury uit de prijsvraag vermelde opmerkingen en vragen te beantwoorden en toe te lichten.
De aanbestedende overheid besliste na intern overleg op 19 maart 2021 om ook nog een tweede onderhandelingsronde te organiseren om meer duidelijkheid te verkrijgen van de kandidaten.
Op basis van het verslag en motivering van de jury uit de prijsvraag en de twee onderhandelingsronde werden de (aangepaste) offertes afgetoetst aan de gunningscriteria. Een omstandig verslag werd opgemaakt door de leidend ambtenaar (in bijlage) en maakt integraal deel uit van dit besluit.
Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het regelmatigheidsonderzoek van de offertes, het PV van de jury uit de prijsvraag en de vergelijking van de offertes gemaakt in voorgaande punten, stelt de leidend ambtenaar voor om:
Goedkeuring wordt verleend aan het tussentijds verslag van nazicht van de offertes van 6 mei 2021, opgesteld door Michael Vanderhoydonk, afdelingshoofd ruimte. Het tussentijds verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Artikel 2
Het college van burgemeester en schepenen beslist dat Sweco Belgium bv gecontacteerd zal worden om in onderhandeling te treden met het oog op het indienen van een BAFO.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de tweede en derde gerangschikte laureaten, zijnde A2O en GEOTEC/GEOSTED in de wachtkamer te plaatsen voor het geval de onderhandelingen met SWECO niet tot een akkoord zouden leiden.
Artikel 4
Het college van burgemeester en schepenen beslist alle kandidaten in kennis te stellen van deze gemotiveerde beslissing en de motieven ervan.