2021_CBS_01030 - Conceptnota kerstmarkt 2021 - Goedkeuring

Vernieuwd concept

Na de gemiste editie van 2020 omwille van corona willen we dit jaar de plannen voor een nieuw concept voor onze kerstmarkt hernemen bij de editie van 2021.

In het kader van meer kwalitatieve beleving in onze gemeente wensen de afdeling vrije tijd en lokale economie samen te werken aan een “opwaardering” van onze jaarlijkse kerstmarkt. Onze hoofddoelstelling is om meer kerstsfeer in Zonhoven te brengen en meer beleving voor al onze inwoners te creëren. De kerstperiode is immers een periode waarin gezelligheid en samenzijn centraal staan en dit willen we doortrekken naar onze kerstmarkt. 

De kerstmarkt was tot voor kort vooral een avond- en drinkgebeuren binnen een bonte setting van heel uiteenlopende tenten (van klein naar groot, allerlei kleuren, ...). 

We stellen nu voor om van dit eendaags evenement een meerdaags gebeuren te maken, waarbij de kern niet verandert: verenigingen en handelaars krijgen nog altijd de meest prominente plaats, maar waar er ook ruimte is voor meer “beleving” en “interactie” voor het publiek. Een mooi afgewerkt kerstdorp dat gedurende één avond (vrijdag 17 december) en dag (zaterdag 18 december) alle inwoners -jong en oud- uitnodigt om in een gezellige kerstsfeer samen de kerstperiode in te zetten.

Om bezoekers/inwoners te overtuigen om naar dit mooie, nieuwe kerstdorp af te zakken, plaatsen we "sfeer en beleving" centraal. 

- We richten het kioskplein zo in dat bezoekers het gevoel hebben over een gezellige kerstmarkt te wandelen (uniforme tenten/chalets, inkleding met lichtjes en kerstbomen, ...). Alle deelnemende standhouders (verenigingen en/of handelaars) krijgen een standplaats met dezelfde tent of chalet zodat het een mooi en aantrekkelijk geheel vormt, allemaal ingekleed in het kerstthema (zie ontwerpschets en enkele voorbeeldfoto's van andere gemeenten in bijlage)

- Op het kioskplein wordt er een centrale attractie voorzien om sfeer te scheppen, publiek te trekken en interactie te verzekeren. Bijvoorbeeld een mooi verlichte zweefmolen/paardenmolen/mini-reuzenrad. Ook een levende kerststal of 'huis(je) van de kerstman behoren tot de opties;

- Op elke dag wordt er een mooie culturele “activiteit” voorzien die samen met het kerstdorp versterkend werken:

° vrijdag 17 december: Lichtstoet/kerstparade Rotary doorheen het centrum om 18.30 uur

° zaterdag 18 december: aanwezigheid van een kerstman en straattheater + openlucht vuurspektakel op het grasveld voor de bib (3 voorstellingen om 18.30, 19.30 en 20.30 uur). 

Verenigingen/handelaars

Tijdens de laatste editie in 2019 waren er 48 standhouders waarvan 16 verenigingen (zie deelnemerslijst van de kerstmarkt 2019 in bijlage).

Ook voor deze vernieuwde editie rekenen we volledig op verenigingen en handelaars om het aanbod aan dranken, hapjes, geschenken, … ed. te verzorgen. De gemeente zelf zal geen enkel aanbod voorzien. 

Om een mooier geheel te krijgen en alles in dezelfde kerstsfeer zullen alle deelnemers een tent (5x5m) of chalet (4x4m) van de gemeente dienen te huren aan een vaste dagprijs (75 euro) of weekendprijs (100 euro). Zonhovense verenigingen mogen ook samenwerken en samen één tent huren en deze elk één dag gebruiken. 

De chalets of tenten worden opgebouwd en klaargezet door een externe verhuurder, het gemeentebestuur zorgt enkel voor een stroom- en watervoorziening tot aan elke standplaats. 

De gemeente zorgt verder voor de algemene opbouw van het evenement, voor verlichting en inkleding van het terrein, achtergrondmuziek, animatie ed. 

De indeling van het terrein en toewijzing van de standplaatsen gebeurt door de gemeente rekening houdend met het aantal deelnemers per dag. Handelaars met een eigen foodtruck kunnen na overleg toegelaten worden met hun foodtruck. De plaatsgeving gebeurt door het gemeentebestuur en het standgeld blijft in dit geval ook van toepassing.

Van de handelaars/verenigingen wordt het volgende verwacht:

- Verplichte aanwezigheid/openen van hun stand op vrijdag 17 december van 18-22u (facultatief van 17-2u) en zaterdag 18 december (gezinsdag) van 14-22u (facultatief van 12-2u);

- Volledige inrichting en inkleding van de standplaats (incl. verwarmingsbronnen) met voldoende aandacht voor het thema “Kerstmis”. De gemeente komt hier op geen enkele manier in tussen. 

Om alles te stroomlijnen dienen er natuurlijk duidelijke afspraken en richtlijnen te zijn voor alle deelnemers. In bijlage bevindt zich dan al een aanzet tot “afsprakenkader” dat we in de loop van de komende weken aan de verenigingen/handelaars willen voorstellen. 

Nota. Deelnemers die een wijziging aan hun tent willen aanbrengen of die een grotere tent wensen dan aangeboden door het gemeentebestuur (bv. Rotary) kunnen enkel na overleg en goedkeuring afwijken van de richtlijnen en dit volledig op eigen kosten. Zij staan -na akkoord- zelf in voor het inhuren, opbouwen en afbreken van de betreffende tent. 

Standgeld (voorstel)

Overzicht deelnameprijzen per dag (incl. opbouw, stroom, water en verlichting) met tent of foodtruck.

Zonhovense verenigingen en handelaars

1 dag              75 euro

2 dagen          100 euro

Niet-Zonhovense verenigingen en handelaars

2 dagen          200 euro

Prijsafspraken consumpties 

We stellen voor om geen vaste verkoopprijzen op te leggen aan de deelnemers en hen vrij te laten in het vaststellen van hun consumptieprijzen. Evenmin zal er een minimumprijs per consumptie worden opgelegd. 

Er worden ook geen “beperkingen” opgelegd in de aangeboden dranken of voedingswaren, maar deelnemers dienen voorafgaand een verkoopslijst voor te leggen. Bij de verkoop van producten en geschenken dient er voldoende aandacht te zijn voor het thema “Kerstmis”. 

Budget

Voor de organisatie van deze kerstmarkt hebben we onderstaande (voorzichtige) budgetraming opgemaakt.

In het meerjarenplan is er budget voorzien voor een opwaardering van de kerstmarkt. Deze middelen zullen aangewend worden voor de uitvoering van dit nieuwe concept.