2021_CBS_01124 - Samenwerkingsovereenkomst cyclo-cross - Verenigde veldritorganisatoren vzw - Goedkeuring

Samenwerkingsovereenkomst.

De gemeenteraad keurde in zitting van 31 mei 2021 de samenwerkingsovereenkomst met Golazo nv goed voor de organisatie van de jaarlijkse cyclo-cross. Recent liet Golazo nv weten dat zij de organisatie van deze veldrit niet konden of wilden voor hun rekening nemen.

Om een oplossing te zoeken de cyclo-cross alsnog te laten doorgaan, is er contact geweest met Verenigde Veldritorganisatoren vzw (in dezelfde handen dan Flanders Classics), dewelke akkoord zijn om de cyclo-cross alsnog te organiseren.

Gelet op het feit de de cyclo-cross plaats zal vinden voor de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad, dewelke bevoegd is om deze overeenkomst goed te keuren, wordt gevraagd aan het college van burgemeester en schepenen om de samenwerkingsovereenkomst voor de organisatie van de cyclo-cross goed te keuren. Nadien zal bekrachtiging van dit besluit aan de gemeenteraad gevraagd worden.

Inhoudelijk wijkt de samenwerkingsovereenkomst slechts beperkt af van de versie met Golazo nv, dewelke de gemeenteraad heeft goedgekeurd in zitting van 31 mei 2021. Behoudens het feit dat de contractspartij gewijzigd is, situeren de andere wijzigingen zich vnl. op het verwijderen van niet meer relevante corona-bepalingen en het aanpassen van de overeenkomst in het licht van leesbaarheid en opbouw van de artikels.

Vanuit Verenigde Veldritorganisatoren vzw kwam echter wel de vraag om de tegenprestatie van de organisator naar de gemeente toe in te perken:

- Geen 60 gratis VIP-dinerkaarten en geen 28 gratis VIP-receptiekaarten. In de plaats hiervan stelt Verenigde Veldritorganisatoren vzw voor om 20 gratis VIP-dinerkaarten aan te bieden en, indien het bestuur wenst, voor het overige de VIP-tickets aan kostprijs aan te bieden, d.w.z. 125,00 € (excl. btw) p.p. voor een VIP-dinerkaart en 70,00€ (excl. btw) p.p. voor een VIP-receptiekaart. Dit zijn niet de verkoopprijzen maar wel de prijzen dewelke het de organisator zelf kost.

De motivatie vanuit Verenigde Veldritorganisatoren vzw is de volgende (kopie uit hun e-mail hieromtrent):

"Voor de praktische organisatie van de veldrit in Zonhoven lijkt het me dat alles, ondanks de timing, in orde zal komen. We hebben weinig opmerkingen bij het contract.

We zitten wel wat verveeld met het VIP verhaal. Niet alleen is de tijd voor praktische organisatie zeer kort en is er ook geen tijd meer voor verkoop maar er zijn ook een aantal andere factoren die het ons zeer moeilijk maken. We hebben oa niet de tijd om te onderhandelen met leveranciers die heel bewust hun prijzen zeer hoog zetten. Daarnaast zijn ook een aantal mensen benaderd om zeker geen medewerking te verlenen.

We hebben de intentie sowieso een VIP-formule (die voor ons door voornoemde omstandigheden zeer verlieslatend zal zijn) te garanderen maar ik wilde daarom vragen of de gemeente bereid is hun VIP-afname aan kostprijs te vergoeden. Aan de gewone gehalveerde ticketprijzen alsook de 50 gratis tickets willen we natuurlijk niet raken."

Gelet op het feit dat het meer dan aannemelijk is dat de organisatoren door de door hun aangegeven redenen niet in staat zijn evenveel inkomsten te verkrijgen dewelke ze wel hadden indien ze meer tijd hadden de veldrit te organiseren enerzijds en anderzijds de beperking van de tegenprestatie niet onredelijk is aangezien deze zich vnl. situeert op het vlak van de gratis toegangs- en VIP-tickets en niet op de kwaliteit of prestige van het evenement, wordt aangeraden deze beperking te aanvaarden. 

Het is redelijk en te verantwoorden om akkoord te gaan met deze beperking, dewelke in het licht van de gehele organisatie en vooral het belang van het evenement voor de maatschappij in het algemeen, de veldritsport en de gemeente Zonhoven slechts marginaal is. De goede organisatie van het evenement komt vanzelfsprekend het imago van de gemeente ook ten goede. Hiernaast heeft Golazo nv aangegeven deze veldrit niet te willen of kunnen organiseren omwille van financiële redenen. De relatief kleine beperking die Verenigde Veldritorganisatoren vzw nu vraagt, situeert zich op het vlak van deze financiële redenen.