2022_CBS_00056 - Verlenging huur ledscherm - Weigering

Het ledscherm maakt sinds 22 mei 2020 deel uit van de communicatiematrix van het gemeentebestuur Zonhoven. Het scherm werd destijds geplaatst om de inwoners beter te bereiken in het straatbeeld. De geplaatste boodschappen zijn divers: het voornaamste vrijetijdsaanbod, de coronamaatregelen m.b.t. de zondagsmarkt, sensibilisering rond de coronaregels, oproep voor deelname aan wedstrijden (o.a. ‘Zonhoven Isoleert’), enquêtes (o.a. vergroening dorpshart) of acties (o.a. bomenplantactie), praktische info over sluitingen (feestdagen, werken bib, diensten op afspraak), enzovoort.

Enquête 2020

De resultaten van een enquête bij de bevolking eind 2020 met 204 deelnames geeft geen uitgesproken voorkeur pro of contra het scherm weer. De meningen zijn verdeeld en soms tegenstrijdig. De belangrijkste resultaten van de enquête werden op 12/01/2021 aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd. Toen werd er beslist de huur van het ledscherm met 1 jaar te verlengen.

Aanpak andere lokale besturen

De communicatiedienst deed navraag bij enkele andere gemeenten met een hoog bereik via elektronische lichtkranten. Een greep uit de reacties: 

• Gemeente Koksijde beschikt over tien LCD-schermen op vaste locaties zoals invalswegen en in het centrum, waar plaatsing toegelaten is. Dit verloopt in samenwerking met de firma Clear Channel België (bekend van o.a. reclame in bushokjes), die instaat voor de programmatie van de gemeentelijke schermen en de verkoop van advertentieruimte aan derden (reclame). De schermen maken deel uit van een grotere overeenkomst die ook straatplannen en schuilhuisjes omvat. Koksijde gebruikt de schermen voornamelijk voor de promotie van grotere events in eigen beheer en momenteel ook corona-gerelateerde boodschappen. Daarnaast beschikt de gemeente over tien vaste schermen op binnenlocaties en één mobiel scherm, die op eenzelfde besturingssysteem zitten (niet via Clear Channel). Communicatie in het straatbeeld (het geheel van vlaggen, banners, schermen) krijgt in Koksijde een goede beoordelingsscore van inwoners en bezoekers.  
• Gemeente Geel telt dertien vaste lichtkranten op een aantal invalswegen en in de deeldorpen. Dit kadert in een concessie-overeenkomst met de firma JC Decaux voor het ter beschikking stellen en onderhouden van schuilhuisjes, stadsplanborden en deze elektronische lichtkranten. Het gaat om oude lichtkranten met rode letters, zonder de mogelijkheid om afbeeldingen of foto’s te tonen. Inhoud: stedelijke berichten en activiteiten aangevuld met activiteiten van verenigingen die aangesloten zijn bij een adviesraad. De huidige werking wordt bij de gemeente Geel als te tijdrovend ervaren, met een onduidelijke impact en te veel boodschappen. De lichtkranten zijn gekend bij de inwoners maar scoren lager op vlak van waardering. De inwoners hebben er allerhande bedenkingen bij. 
• Gemeente Rijkevorsel beschikt over twee lichtkranten met verouderde software, die in 2006 zijn aangekocht en geplaatst (aan resp. dorpsplein en kerk). Deze worden gebruikt voor info vanuit het lokaal bestuur en de aankondiging van evenementen en activiteiten zonder periodiek karakter, ook van verenigingen of organisaties die zijn aangesloten bij een erkende gemeentelijke adviesraad. De tevredenheidsscore via de communicatiemonitor (Thomas Moore-hogeschool) bedraagt 7,3/10, waarmee Rijkevorsel in de top-3 van alle deelnemende gemeenten zit voor dit communicatie-instrument. In verhouding tot de andere gemeentelijke kanalen van Rijkevorsel scoren de lichtkranten echter minder goed.

Grosso modo komen de bevindingen elders overeen met de gevoelsmatige inschatting van de eigen communicatiedienst. Een echte vergelijking is echter moeilijk te maken omdat het aantal borden, de locatie ervan, het type boodschappen en het systeem (met of zonder beeld) de ervaring beïnvloeden. 

• De troeven zijn onder meer de hoge mate van visibiliteit, flexibiliteit, de snelle inzetbaarheid (korte doorlooptijd), … 
• De nadelen zijn visuele vervuiling (oogt niet mooi in het straatbeeld), weinig gerichte communicatie, de relatief hoge tijdsinvestering voor de grafische aanmaak van de schermen in verhouding tot het gebruik ervan, de moeilijk meetbare impact, het risico op vlak van verkeersveiligheid, de afhankelijkheid van de leverancier op technisch vlak, een systeem dat niet compatibel is met andere schermen of systemen, …

Gezien de verdere digitalisering van onze maatschappij, kan deze communicatiedrager beslist een meerwaarde bieden in allerhande communicatiecampagnes. Ook in Zonhoven kan deze manier van communiceren een vaste waarde worden in het straatbeeld. Om het huidige tijdelijke gebruik van het ledscherm om te buigen naar een stabiele oplossing voor meerdere jaren, dienen er echter een aantal aspecten onderzocht en bijgestuurd te worden. Met name:

• permanente integratie versus mobiele installatie op aanhangwagen met toepassen van bijhorende wetgeving (vergunningen, …)
• uitbreiding van het aantal schermen om ook de deelkernen Halveweg, Terdonk en Termolen te kunnen ‘bedienen’ en het redendement van de inspanningen (voor productie van de schermen) te verhogen
• bepalen van een strategie voor deze communicatiedrager, passend binnen de algemene communicatiestrategie
• al dan niet medegebruik door derden voor commerciële of andere doeleinden
• …

Conclusie 

In afwachting van een definitieve beslissing, raadt de communicatiedienst aan om de huur van het huidige ledscherm te verlengen voor een periode van twaalf maanden (van 22 januari 2022 tot en met 22 januari 2023) bij leverancier Slide Events. Het is organisatorisch wenselijk om dit via de huidige leverancier te laten lopen, gezien diens besturingssysteem al is geïmplementeerd in de eigen werking.

Gelijktijdig wordt de principiële goedkeuring gevraagd voor de voorbereiding van een nieuw dossier om de strategie, uitbreiding en permanente integratie van het ledscherm/schermen vast te leggen. Dit met het oog op een aanbestedingsprocedure in het najaar. De beslissing van dit dossier zal ook van invloed zijn op de meerjarenbegroting. 

Het vastleggen van de communicatiematrix (waar het ledscherm onderdeel van uitmaakt) dient bijgevolg als prioritair actiepunt behandeld te worden vanuit het globale communicatieplan.

Het afwachten van de conclusies van het nieuw dossier kan tevens als argument dienen om het contract met de huidige leverancier Slide Events niet te verlengen.

Financieel

In bijlage de offerte van Slide Events voor een verlenging van één jaar: € 10.890 (inclusief btw).