2022_CBS_00323 - Gemeente zonder gemeentehuis - participatie "project virtuele burgerlijke stand" - Goedkeuring

Ander project gemeente zonder gemeentehuis: https://zonhoven.onlinesmartcities.be/do/decree/detail?id=169361&nav=search

Gemeente zonder Gemeentehuis (GzG) stimuleert lokale besturen om hun interne werking en externe gerichte dienstverlening te transformeren tot een maximaal digitaal, burgergericht, efficiënt en state of the art systeem. 

Na overleg met Cipal Schaubroeck en de stad Herentals (penhouder project) stellen de diensten informatiemanagement en burgerzaken voor om een project mee in te dienen met als titel "De Virtuele Burgerlijke Stand" . 

Dit projectidee wil vijf vaak voorkomende administratieve interventies op de dienst burgerlijke stand volledig digitaliseren:

1. Aangifte erkenning van een kind (pre- en postnataal);

2. Geboorteaangifte;

3. Verklaring wettelijk samenwonen;

4. Huwelijksaangifte;

5. Overlijdensaangifte.

De bedoeling is om een end-to-end digitaal alternatief te voorzien voor de huidige fysieke interventies. Dit project komt volledig tegemoet aan de doelstellingen van de projectoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ van de Vlaamse Regering.

Het systeem biedt een digitaal alternatief voor inwoners die verkiezen om een aangifte te doen op plaats en tijdstip van hun voorkeur. De bestaande fysieke aangiften op het gemeentehuis blijven  behouden. Het systeem gebruikt de Vlaamse technische bouwstenen zoals Mijn Burgerprofiel en eBox.

Informatief, hieronder een overzicht van de aantallen van de betreffende onderwerpen in Zonhoven:

Financieel

Na aftrek van het Vlaamse subsidieerbare bedrag van de ontwikkelingskosten blijft nog een som van 37.140 euro ten laste van de participerende besturen. Met 8 indienende besturen bedraagt het aandeel per bestuur 4.643 euro. Naarmate dat nog meer besturen instappen, wordt het aandeel per bestuur kleiner. De verwachting is dat acht tot tien besturen aan het project zullen deelnemen (zie bijlage). 

De door Cipal Schaubroeck gebudgetteerde ontwikkelingskosten bevatten eveneens de opstart en het gebruiksrecht (onderhoud, hosting, updates enz.) voor de eerste 4 jaren.

Daarna bedraagt het jaarlijkse gebruiksrecht voor een lokaal bestuur uit de C-categorie (19.001 tot 29.000 inwoners) maximaal 60% van het jaarlijkse gebruiksrecht voor CSdabs. Bovendien wordt er een korting toegepast op het jaarlijkse gebruiksrecht van de Virtuele Burgerlijke Stand per 5 bijkomende besturen die de Virtuele Burgerlijke Stand in gebruik nemen.

Timing

Het dossier moet begin april ingediend worden door de penhouder (stad Herentals) en de gemeente Zonhoven moet de principiële goedkeuring geven om te participeren. Cipal Schaubroeck schat dat dit project gerealiseerd kan worden gedurende een doorlooptijd van 10 maanden. Er wordt best ook rekening gehouden met een termijn van 3 maanden voor de goedkeuring van het dossier door Vlaanderen. Hierna zal er ook een openbare aanbesteding dienen te gebeuren.

Personeelsinzet

Cipal Schaubroeck schat voor een deelnemende gemeente een verwachte personeelsinzet van een 15-tal dagen. Die dagen zijn als gespreid over de gehele looptijd van het project en dienen ertoe de goede opvolging van het projectverloop en -implementatie te verzekeren. Samen met de initiatiefnemende besturen wordt momenteel een rolverdeling afgesproken en wordt in functie daarvan een concrete inschatting van personeelsinzet per werkpakket gemaakt.