Het bestek voor de opdracht “Periodieke lay-out, druk en bedeling tweemaandelijks gemeentelijk informatiemagazine” opgesteld door de dienst contractmanagement.
Het besluit van de gemeenteraad dd. 25 oktober 2021 houdende goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze voor de opdracht “Periodieke lay-out, druk en bedeling tweemaandelijks gemeentelijk informatiemagazine”.
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen dd. 26 oktober 2021 houdende opstarten procedure voor de opdracht “Periodieke lay-out, druk en bedeling tweemaandelijks gemeentelijk informatiemagazine”.
Het verslag van nazicht van de offertes dd. 27 januari 2022 opgesteld door Kathleen Achten, diensthoofd communicatie.
In het kader van de opdracht “Periodieke lay-out, druk en bedeling tweemaandelijks gemeentelijk informatiemagazine” werd een bestek opgesteld door de dienst contractmanagement.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 105.123,97 excl. btw of € 127.200,00 incl. 21 % btw voor 48 maanden.
De gemeenteraad verleende in zitting van 25 oktober 2021 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 26 oktober 2021 de plaatsingsprocedure te starten.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 2 december 2021 om 11.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 1 april 2022.
Er werden vijf offertes ontvangen:
- Trendhuis bv, Jef Denynplein 14 te 2800 Mechelen
- 4XL bv, Kempische Kaai 75 bus 6/5.01 te 3500 Hasselt
- Grafico nv, Kerkstraat 7 te 3940 Hechtel-Eksel
- Artoos nv, Oudestraat 19 te 1910 Kampenhout
- Drukkerij Moderna nv, Schoebroekstraat 50 te 3583 Beringen.
Op 27 januari 2022 stelde Kathleen Achten, diensthoofd communicatie, het verslag van nazicht van de offertes op.
Alle inschrijvingen werden tijdig en op de juiste manier ingediend.
Uit het nazicht van de selectiecriteria bleek dat de inschrijvingen van alle kandidaten aan alle selectiecriteria voldeden, behalve Drukkerij Moderna nv. Op basis hiervan werd beslist de inschrijving van Drukkerij Moderna uit te sluiten wegens het niet-voldoen aan de selectiecriteria. De uitgebreide motivering is terug te vinden in het verslag van nazicht.
De vier andere offertes werden vergeleken op basis van de in de opdrachtdocumenten bepaalde gunningscriteria, oa. door een beoordelingscommissie samengesteld uit verschillende gemeentelijke diensten. De uitgebreide motivering en scorebedeling is terug te vinden in het verslag van nazicht.
Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het regelmatigheidsonderzoek van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in het verslag van nazicht van de offertes, stelt de dienst communicatie voor om de opdracht te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige offerte (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Trendhuis bv, Jef Denynplein 14 te 2800 Mechelen tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.
De offerte van Trendhuis, inclusief deelprijzen, is te vinden als bijlage bij dit besluit.
Goedkeuring wordt verleend aan het gunningsvoorstel, opgesteld door de dienst communicatie. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De opdracht “Periodieke lay-out, druk en bedeling tweemaandelijks gemeentelijk informatiemagazine” wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Trendhuis bv, Jef Denynplein 14 te 2800 Mechelen tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.
De totale looptijd van deze overeenkomst bedraagt 48 maanden, aanvang nemend op 1 maart 2022.
Na afloop van deze 48 maanden kan de overeenkomst op geen enkele manier verlengd worden.
De overeenkomst kan op elk moment eenzijdig beëindigd worden door elk der partijen mits het respecteren van een opzegtermijn van drie maanden, te rekenen vanaf het verzenden van een aangetekend schrijven door de partij dewelke de overeenkomst opzegt.
Gedurende de opzegtermijn worden alle verbintenissen nog uitgevoerd en betaald.
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek.
De betaling zal gebeuren met de kredieten ingeschreven in het meerjarenplan 2020-2025, MJP000064.