2022_CBS_00189 - Externe begeleiding levering dranken en praktische organisatie ZTD - Goedkeuring

Offerte Yes.

Voor het dorpsfestival “Zonhoven Trapt Door” is de gemeente op zoek naar een professioneel bureau ter begeleiding van de onderhandelingen voor de levering van dranken en toebehoren enerzijds en van de praktische organisatie van de dranktogen tijdens dit weekend anderzijds.

Volgende deeltaken horen hier o.a. bij:

•    Contact en onderhandeling met cateringpartners (drinks) en opmaak nodige contracten;

•    Opmaken planning en draaiboek;

•    Opvolging logistiek cateringpartner: leveringen voor, tijdens en na het event;

•    Opmaken verbruiksoverzicht en bijhouden van stocks;

•    Briefing en opvolging van de vrijwilligers aan de dranktogen;

•    Aanwezig zijn bij bepaalde overlegmomenten (6-tal vergaderingen).

Volgende firma's werden aangeschreven:

• Yes- Jo Lambrechts
• Conrad Consulting
• Cocomo eventbureau
• Tot he Point events

Één firma diende een offerte in. Deze offerte voldoet aan de voorwaarden zoals vooropgesteld en is toegevoegd als bijlage bij dit besluit.

De prijs bedraagt 2.750,00€ (excl. btw), aangevuld met verplaatsingskosten t.b.v. 0,35€/km.

Echter dienen volgende zaken benadrukt te worden op basis van de ingediende offerte:

• “Het contacteren en onderhandelen met mogelijk cateringspartners” en “het samenstellen van de nodige contracten” zoals vermeld in de offerte dienen conform de wetgeving overheidsopdrachten te gebeuren. Dit betekent onder andere dat er op een gelijke manier minimum drie leveranciers benaderd moeten worden een offerte in te dienen. De contracten dienen ook in overeenstemming te zijn met de wetgeving overheidsopdrachten. Het college van burgemeester en schepenen dient zowel de uiteindelijk leverancier als de overeenkomsten voorafgaand aan contractsluiting goed te keuren.
• In de offerte staat te lezen dat Yes een right of first refusal vraagt voor de editie 2023, dat is echter onmogelijk te aanvaarden voor een lokaal bestuur. Deze passage wordt uitdrukkelijk geweigerd en voor niet-geschreven gehouden.