2022_CBS_00948 - Organisatie kerstdorp 2022 - Goedkeuring

Vernieuwd concept

Vorig jaar werkten we een vernieuwd concept uit voor de kerstmarkt onder de noemer van "Kerstdorp" gedurende twee dagen op het kioskplein. Alle voorbereidingen werden getroffen, maar door corona moest deze editie op het laatste moment geannuleerd worden.

Voor dit jaar willen we het Kerstdorp op een gelijkaardige manier uitwerken en organiseren samen met de Zonhovense handelaars en verenigingen, eveneens volgens dezelfde voorwaarden als vorig jaar. 

Op het kioskplein wordt er een centrale attractie voorzien om sfeer te scheppen, publiek te trekken en interactie te verzekeren (voor dit jaar werd de zweefmolen opnieuw vastgelegd). 

Elke dag wordt er een mooie culturele “activiteit” voorzien die samen met het kerstdorp versterkend werkt

• vrijdag 16 december om 18:30 uur: Lichtstoet/kerstparade Rotary doorheen het centrum
• vrijdag 16 december om 20:15 uur: Kerstconcert St. Quintinuskerk door Yentl Big Band
• zaterdag 17 december om 16:30 uur: opening nieuwe Lotje wandeling "De Kerstboom van Lotje" en aansteken lichtjes kerstboom i.s.m. de bib
• zaterdag 17 december: aanwezigheid van de kerstman en straattheater + openlucht vuurspektakel op het grasveld voor de bib (3 voorstellingen om 18.30, 19.30 en 20.30 uur). 

Verenigingen/handelaars

Om een mooier geheel te krijgen en alles in dezelfde kerstsfeer zullen alle deelnemers een tent (5x5m) van de gemeente dienen te huren aan een vaste dagprijs (75 euro) of weekendprijs (100 euro). Zonhovense verenigingen mogen ook samenwerken en samen één tent huren en deze elk één dag gebruiken. 

De tenten worden opgebouwd en klaargezet door een externe verhuurder, het gemeentebestuur zorgt  enkel voor een stroom- en watervoorziening tot aan elke standplaats. 

De gemeente zorgt verder voor de algemene opbouw van het evenement, voor verlichting en inkleding van het terrein, achtergrondmuziek, animatie ed. 

De indeling van het terrein en toewijzing van de standplaatsen gebeurt door de gemeente rekening houdend met het aantal deelnemers per dag. Handelaars met een eigen foodtruck kunnen na overleg toegelaten worden met hun foodtruck. De plaatsgeving gebeurt door het gemeentebestuur en het standgeld blijft in dit geval ook van toepassing.

Van de handelaars/verenigingen wordt  het volgende verwacht:

- Verplichte aanwezigheid/openen van hun stand op vrijdag 16 december van 18-22u (facultatief van 17-2u) en zaterdag 17 december (gezinsdag) van 14-22u (facultatief van 12-2u);

- Volledige inrichting en inkleding van de standplaats (incl. verwarmingsbronnen) met voldoende aandacht voor het thema “Kerstmis”. De gemeente komt hier op geen enkele manier in tussen. 

 Om alles te stroomlijnen dienen er natuurlijk duidelijke afspraken en richtlijnen te zijn voor alle deelnemers. In bijlage bevindt zich het “afsprakenkader” dat we de komende weken aan de verenigingen/handelaars willen bezorgen. 

Nota. Deelnemers die een wijziging aan hun tent willen aanbrengen of die een grotere tent wensen dan aangeboden door het gemeentebestuur (bv. Rotary) kunnen enkel na overleg en goedkeuring afwijken van de richtlijnen en dit volledig op eigen kosten. Zij staan -na akkoord- zelf in voor het inhuren, opbouwen en afbreken van de betreffende tent. 

Standgeld

Overzicht deelnameprijzen per dag (incl. opbouw, stroom, water en verlichting) met tent of foodtruck.

Zonhovense verenigingen en handelaars

1 dag              75 euro

2 dagen          100 euro

Niet-Zonhovense verenigingen en handelaars

2 dagen          200 euro

Programma

Vrijdag 16 december 2022

Verplichte openingsuren van 18 tot 22 uur.

Facultatieve openingsuren van 17 tot 02 uur.

Animatie

Lichtstoet/kerstparade Rotary doorheen het centrum om 18.30 uur

Kerstconcert Yentl Big Band in de St. Quintinuskerk om 20.15 uur

Zaterdag 17 december  2022

Verplichte openingsuren van 14 tot 22 uur.

Facultatieve openingsuren van 12 tot 02 uur.

Animatie

Opening nieuwe Lotje wandeling “De Kerstboom van Lotje” en aansteken van de kerstboomlichtjes om 16.30 uur

Doorlopend

Zweefmolen op het kioskplein voor alle bezoekers. 

Budget

Voor de organisatie van deze kerstmarkt hebben we onderstaande (voorzichtige) budgetraming opgemaakt.

In het meerjarenplan is er budget voorzien voor een opwaardering van de kerstmarkt. Deze middelen zullen aangewend worden voor de uitvoering van dit nieuwe concept.