De beslissing van de gemeenteraad van 25 februari 2019 betreffende de aanduiding van gemeenteraadslid mevrouw Karen Schillebeeks als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur op alle algemene vergaderingen van Fluvius Limburg gedurende de actuele legislatuur 2019-2024.
Gemeenteraadslid de heer Lennert Kippers werd aangeduid als plaatsvervanger.
De brief van 30 maart 2023 van Fluvius Limburg met de uitnodiging voor de algemene vergadering tevens jaarvergadering van 27 juni 2023.
De verantwoordingstukken betreffende de punten vermeld op de agenda van de algemene vergadering tevens jaarvergadering van 27 juni 2023.
Het feit dat de gemeente voor één of meerdere activiteiten aangesloten is bij de Opdrachthoudende Vereniging Fluvius Limburg.
Het feit dat de gemeente per aangetekend schrijven van 30 maart 2023 werd opgeroepen om deel te nemen aan de algemene vergadering tevens jaarvergadering van Fluvius Limburg die op dinsdag 27 juni 2023 om 18u00 plaatsheeft in PXL-NeXT (blok D), Elfde-Liniestraat 24 te 3500 Hasselt.
De agenda werd door de Raad van Bestuur op 14 maart 2023 als volgt samengesteld:
1. Kennisneming van de documentatiebundel samengesteld overeenkomstig artikel 414 van het Decreet
Lokaal Bestuur met betrekking tot de oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim, bestaande
uit:
* De grondige motiveringsnota.
* Het bestuursplan met een omschrijving van de maatschappelijke opdrachten en de daaraan
verbonden wijze van dienstverlening, en met een beschrijving van de bestuurlijke organisatie van
de dienstverlenende vereniging.
* Het ondernemingsplan voor een periode van zes jaar, met een omschrijving van de
bedrijfsopdrachten, de financiële structuur en de in te zetten middelen, en de
controlemogelijkheden op de uitvoering.
* Het ontwerp van de statuten.
2. Realisatie van een partiële splitsing door oprichting overeenkomstig de artikelen 12:8 en 12:74 en
volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) met betrekking tot de
overgang van de deelneming van Fluvius Limburg in de coöperatieve vennootschap s-Lim, zoals vermeld
onder het huidige artikel 3 A. 5. 5.5. van de statuten van Fluvius Limburg, conform het splitsingsvoorstel,
naar de op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim:
* Kennisneming van het splitsingsvoorstel (art. 12:75 WVV), van het omstandig verslag van de Raad
van Bestuur (art. 12:77 WVV) en van het verslag van de Commissaris (art. 12:78 WVV) betreffende 2/4
www.fluvius.be/fluvius-limburg
Fluvius Limburg, opdrachthoudende vereniging
Zetel: Trichterheideweg 8, 3500 Hasselt
p/a Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle
BTW BE 0207.165.769 – RPR Antwerpen, afdeling Hasselt / IBAN: BE85 0910 1666 2306
het voorstel tot partiële splitsing met betrekking tot de overgang van de deelneming van Fluvius
Limburg in de coöperatieve vennootschap s-Lim, zoals vermeld onder het huidige artikel 3 A. 5. 5.5.
van de statuten van Fluvius Limburg, naar de op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim, met
juridische, boekhoudkundige en fiscale uitwerking per 30 juni 2023. In voorkomend geval
mededeling van eventuele belangrijke wijzigingen die zich in de activa en passiva van het vermogen
van de betrokken entiteiten hebben voorgedaan sinds de datum van het splitsingsvoorstel.
De deelnemers kunnen één maand voor de Algemene Vergadering op de zetel van Fluvius Limburg
kennis nemen van het splitsingsvoorstel, van voormelde verslagen en van de overige stukken
bedoeld in de artikelen 12:75, 12:77, 12:78 en 12:80 WVV en kosteloos een kopie van deze stukken
verkrijgen.
* Goedkeuring van:
▪ de partiële splitsing van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg (partieel te
splitsen vereniging) door oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim met
betrekking tot de overgang van de deelneming van Fluvius Limburg in de coöperatieve
vennootschap s-Lim, zoals vermeld onder het huidige artikel 3 A. 5. 5.5. van de statuten
van Fluvius Limburg, naar de op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim, waarin de
deelnemende gemeenten aandelen ontvangen en bijgevolg daartoe toetreden,
i. om de deelneming van Fluvius Limburg in de coöperatieve vennootschap s-Lim ,
zoals vermeld onder het huidige artikel 3.A.5. 5.5. van de statuten van Fluvius
Limburg, over te brengen naar de nieuw op te richten dienstverlenende vereniging
s-Lim omvattende alle activa en passiva en alle rechten (waaronder de
samenwerkingsovereenkomsten tussen Fluvius Limburg en de toegetreden
besturen) en plichten, niets uitgezonderd, noch voorbehouden, en dit op basis van
een balans afgesloten op 31 december 2022, met inwerkingtreding per 30 juni
2023 en dit op basis van de ruilverhouding (voorlopige) van de balans afgesloten
op 31 december 2022 en een definitieve ruilverhouding vastgesteld op de balans
per 30 juni 2023.
ii. De overeenkomstige wijzigingen aan het eigen vermogen.
iii. De overeenkomstige schrapping van de deelneming van Fluvius Limburg in s-Lim
cv.
▪ de statuten en het ontwerp van oprichtingsakte van de op te richten dienstverlenende
vereniging s-Lim.
* Aanvaarding van de uittreding van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg in s-Lim cv
vanaf 30 juni 2023.
* Aanvaarding van de uittreding van de betrokken gemeenten uit de Opdrachthoudende vereniging
Fluvius Limburg vanaf 30 juni 2023 voor de activiteit zoals omschreven in het huidige artikel 3. A.5.
5.5. van de statuten van Fluvius Limburg.
* Beslissing tot toetreding bij de dienstverlenende vereniging s-Lim vanaf 30 juni 2023.
- Benoeming van de bestuurders en de commissaris van de dienstverlenende vereniging s-Lim.
* Vaststelling van de noodzakelijke uitvoeringsmaatregelen en verlenen van de desbetreffende
machtiging naar aanleiding van de besluitvorming omtrent de partiële splitsing en wijzigingen aan
het eigen vermogen en inzonderheid verlening van machtiging aan de Raad van Bestuur met
mogelijkheid tot subdelegatie om:
i. De verwezenlijking van de partiële splitsing door oprichting vast te stellen; 3/4
www.fluvius.be/fluvius-limburg
Fluvius Limburg, opdrachthoudende vereniging
Zetel: Trichterheideweg 8, 3500 Hasselt
p/a Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle
BTW BE 0207.165.769 – RPR Antwerpen, afdeling Hasselt / IBAN: BE85 0910 1666 2306
ii. De definitieve ruilverhouding in het kader van de partiële splitsing door oprichting
vast te stellen op basis van de geactualiseerde netto actief-waarde van de partieel
te splitsen vereniging per 30 juni 2023, berekend volgens de principes vastgelegd
in het partiële splitsingsvoorstel en de bijzondere verslagen over het partiële
splitsingsvoorstel, dit na revisorale controle van de cijfers per 30 juni 2023;
iii. Daartoe alle akten en stukken te tekenen, woonplaats te kiezen en alles te doen
wat nodig of nuttig kan zijn;
iv. Alle formaliteiten te vervullen met betrekking tot de neerlegging en publicatie van
de beslissingen van de Algemene Vergadering en de uitvoering van de partiële
splitsing in de meest brede zin.
* Enkel indien de gemeente er voor opteert om geen deelnemer in de op te richten dienstverlenende
vereniging s-Lim te zijn: de beslissing tot uittreding onmiddellijk na de oprichting.
* Volmacht (met mogelijkheid van subdelegatie) aan de bestuurders van de dienstverlenende
vereniging s-Lim tot uitvoering van de genomen besluiten.
* Verlenen van machtiging om de beslissing genomen in dit agendapunt bij authentieke akte te doen
vaststellen, de statuten dienovereenkomstig vast te leggen en de vereniging op te richten/de
oprichting vast te stellen.
* In voorkomend geval: instemming met de beslissing tot onmiddellijke uittreding van de gemeenten
die daarvoor zouden opteren en het verlenen van machtiging om als deelnemer in de
dienstverlenende vereniging s-Lim op een algemene vergadering op of rond 30 juni 2023 te beslissen
over dergelijke uittredingen en machtiging om het nodige te doen n.a.v. dergelijke uittreding te
verlenen (telkens met mogelijkheid van sub-delegatie).
3. Kennisneming verslagen van Fluvius Limburg van de Raad van Bestuur en van de commissaris over het
boekjaar 2022.
4. Goedkeuring van de jaarrekening van Fluvius Limburg afgesloten op 31 december 2022 (balans,
resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels).
5. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgende WVV.
6. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurscomités en de
commissaris van Fluvius Limburg met betrekking tot het boekjaar 2022.
7. Desgevallend aanvaarding uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
8. Statutaire benoemingen.
9. Benoeming van een commissaris.
10. Statutaire mededelingen.
Het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente/stad per brief van 30 maart 2023 overgemaakt werd.
Het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering.
Een aantal steden en gemeenten is op vandaag toegetreden tot Fluvius Limburg voor de activiteit zoals vermeld in artikel 3 A 5. 5.5. Hiermee werd een aantal opdrachten toevertrouwd aan Fluvius Limburg, meer specifiek het aanbrengen van sensoren, camera’s of andere apparatuur in het kader van smart cities op het openbaar domein. Het leveren en verlenen van de dienstverlening inzake sensoren, camera’s en andere apparatuur die onder de smart city-toepassingen vallen, is in elk geval een taak van algemeen belang. Een aantal Limburgse gemeentebesturen heeft zich in dat opzicht willen verenigen om deze taak intergemeentelijk aan te pakken en heeft aldus hiervoor een beheersoverdracht verricht bij Fluvius Limburg.
Ingevolge het intern gevoerde kerntakendebat op het niveau van Fluvius, wordt deze taak zoals omschreven in artikel 3. A. 5. 5.5. in de statuten van Fluvius Limburg niet langer als een kerntaak weerhouden.
De stad/gemeente erkent de nood aan een betrouwbare en duurzame partner, die een hoogst kwalitatieve service biedt met toegevoegde waarde, waarbij onderscheidende kennis en kunde ter beschikking worden gesteld bij de uitrol van smart city-projecten. De kennis inzake IT-toepassingen, dataplatform, databeheer, applicaties, … die relevant zijn voor de ontwikkeling en verdere uitbouw van Limburg als smart region, wordt best gecentraliseerd op één niveau. Deze doelstellingen kaderen binnen het algemeen en gemeentelijk belang.
De gemeenten Diepenbeek, Gingelom, Houthalen-Helchteren en Pelt, alsook de steden Genk en Hasselt, hebben op 23 januari 2023 het initiatief genomen tot de oprichting van een overlegorgaan om de samenwerkingsmogelijkheden en -voorwaarden te bestuderen voor een intergemeentelijke samenwerking in het kader van verschillende data-gedreven (ondersteunende) producten en diensten in het publieke domein, gericht op het ontwikkelen van de smart region Limburg. Het resultaat van deze studieopdracht, zoals vermeld in artikel 414 van het decreet over het lokaal bestuur, was positief en resulteerde in een documentatiebundel (motiveringsnota, bestuursplan, ondernemingsplan en statutenontwerp) die het overlegorgaan aan de deelnemende steden/gemeenten heeft voorgelegd. De gemeenteraden van Diepenbeek, Genk, Gingelom, Hasselt, Houthalen-Helchteren en Pelt hebben vervolgens het voorstel tot oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim volgens de modaliteiten vastgelegd in de documentatiebundel goedgekeurd. Deze beslissingen werden overgemaakt aan het overlegorgaan.
Rekening houdend met deze gemeenteraadsbesluiten is het overlegorgaan overgegaan tot de definitieve vaststelling van de documentatiebundel. Het Overlegorgaan hernam hiertoe de vier documenten waaruit de documentatiebundel was samengesteld. Deze motiveren de keuze voor een dienstverlenende vereniging en geven de bestuurlijke organisatie, de financiële structuur en de maatschappelijke doelstellingen van de dienstverlenende vereniging weer. Enkel aan het statutenontwerp en de toelichting bij het ondernemingsplan werden enkele minimale wijzigingen aangebracht. Overeenkomstig artikel 415 van het decreet over het lokaal bestuur heeft het overlegorgaan het definitief voorstel op 23 maart 2023 voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. De gemeenten kunnen het voorstel alleen goedkeuren of afkeuren.
De keuze voor de rechtsvorm van een dienstverlenende vereniging biedt de individuele steden/gemeenten de beste garantie om zelf de opportuniteit, snelheid en aard van de dienstverlening te bepalen.
Er wordt voorgesteld dat de 42 betrokken steden/gemeenten-deelnemers (voormalige deelnemers van Inter-media), met name Alken, As, Beringen, Bilzen, Bocholt, Borgloon, Bree, Diepenbeek, Dilsen-Stokkem, Genk, Gingelom, Halen, Ham, Hamont-Achel, Hasselt, Hechtel-Eksel, Heers, Herk-de-Stad, Herstappe, Heusden-Zolder, Hoeselt, Houthalen-Helchteren, Kinrooi, Kortessem, Laakdal, Lanaken, Leopoldsburg, Lommel, Lummen, Maaseik, Maasmechelen, Nieuwerkerken, Oudsbergen, Peer, Pelt, Riemst, Sint-Truiden, Tessenderlo, Tongeren, Wellen, Zonhoven en Zutendaal de voorkeur geven aan de oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim om de ontwikkeling van Limburg als smart region verder uit te bouwen. De gemeenten en steden die niet hebben deelgenomen aan het overlegorgaan voeren op basis van de documentatiebundel opgesteld door het overlegorgaan een vergelijkend onderzoek tussen de opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg als beheersvorm en de nieuw voorgestelde dienstverlenende verenging s-Lim.
De Raad van Bestuur van Fluvius Limburg heeft in zitting van 14 maart 2023 een partiële splitsing door oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim voorgesteld waarbij de deelneming van Fluvius Limburg in de cv s-Lim ook overgaat naar de op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim. De op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim wordt op die manier meerderheidsaandeelhouder in cv s-Lim, die over ruime kennis en ervaring in het kader van smart city-projecten beschikt.
Concreet impliceert dit dat door de goedkeuring van de voorgestelde partiële splitsing en de beslissing tot toetreding tot de dienstverlenende vereniging de 42 vermelde steden/gemeenten deelnemer worden van de dienstverlenende vereniging s-Lim en de deelneming bij Fluvius Limburg voor de activiteit zoals vermeld in artikel 3 A 5. 5.5. ophoudt in hoofde van de betrokken steden/gemeenten zoals vermeld in de bijlage 2 van de statuten. Deze uittreding uit Fluvius Limburg en toetreding tot de dienstverlenende vereniging s-Lim worden aldus gerealiseerd door middel van de voorgestelde partiële splitsing die aan de Algemene Vergadering van Fluvius Limburg van 27 juni 2023 ter goedkeuring zal worden voorgelegd.
Mocht een gemeente geen deelnemer wensen te zijn van de dienstverlenende vereniging s-Lim, wordt deze gemeente de mogelijkheid geboden om te beslissen tot onmiddellijke uittreding.
Ingevolge het artikel 12:85 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen worden het ontwerp van oprichtingsakte en de statuten van de dienstverlenende vereniging s-Lim eveneens ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering van Fluvius Limburg van 27 juni 2023.
De gemeenteraad beslist haar goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering tevens Jaarvergadering van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg d.d. 27 juni 2023:
1. Kennisneming van de documentatiebundel samengesteld overeenkomstig artikel 414 van het Decreet Lokaal Bestuur met betrekking tot de oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim, bestaande uit:
2. Realisatie van een partiële splitsing door oprichting overeenkomstig de artikelen 12:8 en 12:74 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) met betrekking tot de overgang van de deelneming van Fluvius Limburg in de coöperatieve vennootschap s-Lim, zoals vermeld onder het huidige artikel 3 A. 5. 5.5. van de statuten van Fluvius Limburg, conform het splitsingsvoorstel, naar de op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim:
De deelnemers kunnen één maand voor de Algemene Vergadering op de zetel van Fluvius Limburg kennis nemen van het splitsingsvoorstel, van voormelde verslagen en van de overige stukken bedoeld in de artikelen 12:75, 12:77, 12:78 en 12:80 WVV en kosteloos een kopie van deze stukken verkrijgen.
i. De verwezenlijking van de partiële splitsing door oprichting vast te stellen;
ii. De definitieve ruilverhouding in het kader van de partiële splitsing door oprichting vast te stellen op basis van de geactualiseerde netto actief-waarde van de partieel te splitsen vereniging per 30 juni 2023, berekend volgens de principes vastgelegd in het partiële splitsingsvoorstel en de bijzondere verslagen over het partiële splitsingsvoorstel, dit na revisorale controle van de cijfers per 30 juni 2023;
iii. Daartoe alle akten en stukken te tekenen, woonplaats te kiezen en alles te doen wat nodig of nuttig kan zijn;
iv. Alle formaliteiten te vervullen met betrekking tot de neerlegging en publicatie van de beslissingen van de Algemene Vergadering en de uitvoering van de partiële splitsing in de meest brede zin.
3. Kennisneming verslagen van Fluvius Limburg van de Raad van Bestuur en van de commissaris over het boekjaar 2022;
4. Goedkeuring van de jaarrekening van Fluvius Limburg afgesloten op 31 december 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels);
5. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgende WVV;
6. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurscomités en de commissaris van Fluvius Limburg met betrekking tot het boekjaar 2022;
7. Desgevallend aanvaarding uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten;
8. Statutaire benoemingen;
9. Benoeming van een commissaris;
10. Statutaire mededelingen.
De gemeenteraad beslist haar goedkeuring te hechten aan het voorstel van partiële splitsing van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg (partieel te splitsen vereniging) door oprichting van de dienstverlenende vereniging s-Lim met betrekking tot de overgang van de deelneming van Fluvius Limburg in de coöperatieve vennootschap s-Lim, zoals vermeld onder het huidige artikel 3 A. 5. 5.5. van de statuten van Fluvius Limburg, naar de op te richten dienstverlenende vereniging s-Lim, waarin de deelnemende gemeenten aandelen ontvangen en bijgevolg daartoe zullen toetreden.
De Algemene Vergadering van Fluvius Limburg wordt verzocht de uittreding van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg uit s-Lim cv vanaf 30 juni 2023 te beslissen/aanvaarden.
Door deze goedkeuring van de partiële splitsing beslist de gemeente/stad tot toetreding bij de dienstverlenende vereniging s-Lim.
Haar goedkeuring te hechten aan de statuten van de dienstverlenende vereniging s-Lim en het ontwerp van oprichtingsakte dat daartoe werd opgemaakt door de instrumenterende notaris.
Overeenkomstig artikel 14 van de statuten van de dienstverlenende vereniging draagt de stad/gemeente de volgende personen voor als kandidaat-bestuurder voor de dienstverlenende vereniging s-Lim:
- Dhr. Raf Drieskens;
- Mevr. Sofie Donneaux;
- Dhr. Jan Neyens.
Dhr. Jan Neyens is reeds meer dan vijf jaar directeur bij s-Lim cv (Smart Region Limburg). Mevr. Sofie Donneaux is bedrijfsjuriste en secretaris bij s-Lim cv. Zij zijn geen lid van een gemeenteraad van één van de deelnemende gemeenten, zodat hun voordracht overeenkomstig artikel 434, §2 van het Decreet Lokaal Bestuur uitdrukkelijk gemotiveerd moet worden. Voor beiden geldt dat zij over een verregaande deskundigheid beschikken over de statutair bepaalde doelstellingen.
Gelet op hun werkzaamheden bij s-Lim cv zijn dhr. Neyens en mevr. Donneaux bijzonder ervaren in het begeleiden van de aangesloten gemeentes in het vertalen van concrete bestuurlijke en maatschappelijke smart city toepassingen. Zij hebben een jarenlange deskundigheid opgebouwd m.b.t. de ontwikkeling van de Smart Region Limburg in het algemeen en met IT-toepassingen, dataplatform, databeheer, applicaties, enz.
De voorgestelde samenstelling van de raad van bestuur is bedoeld om tijdelijk te zijn. Naar het jaareinde toe zal een meer uitgebreide raad van bestuur benoemd worden.
Overeenkomstig artikel 34 van de statuten van de dienstverlenende vereniging gaat de stad/gemeente akkoord met het voorstel om Moore Audit BV te benoemen als commissaris van de dienstverlenende vereniging s-Lim.
De betrokken verenigingen te verzoeken om de nodige bestuurlijke en vennootschapsrechtelijke acties te ondernemen om uitvoering te kunnen geven aan bovenstaande beslissingen van deze gemeenteraad.
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering tevens Jaarvergadering van Fluvius Limburg op 27 juni 2023 (of iedere andere datum waarop deze zou worden uitgesteld of verdaagd), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormelde artikelen 1 tot en met 3 van onderhavige gemeenteraadsbeslissing.
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Fluvius Limburg, ter attentie van het secretariaat, (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be.