2023_RMW_00024 - Jaarlijkse rapportage projecten organisatiebeheersing en zelfevaluatie - Kennisneming

Het decreet lokaal bestuur verplicht elke gemeente een systeem van interne controle in te voeren.

Op 3 september 2019 is de firma CC Consult aangesteld om de gemeente Zonhoven te begeleiden met de opmaak van een traject rond organisatiebeheersing.

Vervolgens werd onder begeleiding van CC Consult van start gegaan met het uitvoeren van een risicoanalyse en het uitwerken van een algemeen kader.

Tegelijkertijd werd in overleg met het managementteam en de dienst informatiemanagement het gewenste en huidige maturiteitsniveau voor de verschillende doelstellingen bepaald.

Op basis van de resultaten van de risicoanalyse en het gewenste maturiteitsniveau werden 30 projecten geselecteerd.

Er dient op gewezen te worden dat de selectie van de projecten gebeurde door het managementteam en dat:

• niet alle gesignaleerde problemen ook al meteen aangepakt kunnen worden.
• de timing nog kan verschuiven indien zou blijken dat niet met alle relevante factoren rekening werd gehouden.

Zelfevaluatie

Zoals bepaald in het 'algemeen kader organisatiebeheersing' dient er driejaarlijks een zelfevaluatie uitgevoerd te worden. Deze heeft plaatsgevonden op donderdag 16 maart 2023. De zelfevaluatie resulteerde in volgende conclusies:

1. Het huidige algemene kader biedt onvoldoende flexibiliteit om snel en adequaat in te spelen op maatschappelijke veranderingen.

2. Er is geen duidelijke definitief waaraan een project i.k.v. organisatiebeheersing moet voldoen. Daarnaast is er ook geen procedure voorzien hoe een project toegevoegd/geschrapt kan worden.

3. De organisatie heeft de ambitie om 'organisatiebeheersing' te verkankeren in de dagelijkse werking zodat 'organisatiebeheersing':

•  een werkinstrument wordt om in te spelen op maatschappelijke noden;
• de organisatie efficiënter kan laten werken;
• de realisatiegraad van projecten verhoogt.

4. De huidige projectenlijst is niet meer actueel. Het managementteam heeft een risicoanalyse gedaan van de huidige projecten. Bepaalde projecten zijn afgerond en andere zijn niet meer prioritair en deze zullen daarom geschrapt worden. 

Het managementteam en de dienst informatiemanagement stellen op basis van deze conclusies daarom voor om een nieuw 'algemeen kader organisatiebeheersing' uit te werken.