De aannemer voor werken in het dorpshart wordt officieel aangesteld op woensdag 22 februari.
Volgens een eerste voorzichtige planning starten de werken aan de nutsleidingen begin april 2023 en de eigenlijke werken begin mei 2023. In eerste instantie wordt de noordelijke bypass aangelegd, om het water van de Roosterbeek te kunnen omleiden. Daarna/gelijktijdig wordt gestart met de archeologische opgravingen.
Er wordt maximale effort geleverd om alle doelgroepen tijdig de nodige info te bezorgen waar men recht op heeft.
In samenwerking met de dienst Communicatie werd deze nota uitgewerkt.
Betrokken doelgroepen
| Doelgroepen | Bijkomende communicatie organiseren? | Communicatiemiddelen |
| Burgers | / | (A) (B) (C) (D) (F) (G) |
| Aanpalenden (bewoners) | Ja, infomoment organiseren (medio maart 2023) + minder hinder plan verdelen
| (A) (B) (C) (D) (E) (G) |
| Aanpalenden (bewoners/bezoekers serviceflats) (aparte doelgroep??) | Eventueel, aparte schriftelijke communicatie indien gewenst | (A) (B) (C) (D) (E) (G) |
| Aanpalenden (handelaars) | Ja, infomoment organiseren (medio maart 2023) + minder hinder plan verdelen | (A) (B) (C) (D) (E) (G) |
| Marktkramer | Ja, schriftelijke communicatie | (A) (G) |
| Dienstverleners in het dorpshart (bibliotheek, UiTpunt, onthaal, burgerzaken, politie, kerk(fabriek), thuisverpleging, etc...) | Ja, infomoment organiseren | (A) (G) |
| Personeelsleden gemeenten en OCMW | Ja, interne mail / briefing diensthoofden (zoals gewenst) | (B) |
| B2B: De lijn | Ja, schriftelijke communicatie |
|
| Scholen (indien interesse) | Eventueel, infomoment organiseren indien gewenst | (A) (F) (D) |
(A) BROCHURE
1. Doel: informeren over de inhoud der werken. Er is bewust voor gekozen om deze initiële communicatie los te trekken van tijdschrift "De Zonhovenaar".
2. Doelgroep: iedereen met interesse in het project
3. Algemeen
- Formaat: A4 formaat, 12 pagina's
- Verdeling: via huis-aan-huisbedeling in ongeveer 10.043 Zonhovense brievenbussen
- Kostprijs: kosten voor ontwerp + druk + distributie worden geraamd op € 5.700 euro excl. btw. De nodige budgetten zijn hiervoor voorzien.
4. Timing
- Akkoord over principe en outline: CBS beslist dinsdag 14 februari
- Woensdag 8 maart 's ochtends: alle teksten en plattegrond aanleveren aan dienst communicatie
- Dinsdag 14 maart: akkoord over alle teksten
- Donderdag 23 maart: eerste ontwerp naar Zonhoven - feedback uiterlijk 27 maart
- Donderdag 23 maart: plattegrond finaal, aanleveren aan dienst communicatie
- Vrijdag 31- maart: tweede ontwerp naar Zonhoven - feedback uiterlijk 5 april
- Dinsdag 11 april: in druk
- Maandag 24 april - dinsdag 25 april: in brievenbus
Opmerking: de timing dient strak gerespecteerd te worden.
5. Outline
TER INFO: we behouden de vrijheid om tekststukken weg te laten of naar andere pagina's te verschuiven. Het huidige voorstel is onder voorbehoud en wordt in samenspraak met het communicatiebureau verder geconcretiseerd.
- Cover
- Beeld: renderbeeld, nog te bepalen welk.
- Tekst: opsomming inhoud, verwijzing naar plattegrond binnenin, verwijzing naar ‘bijhoudwaarde’ van de brochure.
- Pagina 2-3
- Intro (wat, waarom, wanneer, hoe, ...) in de vorm van een voorwoord door burgemeester.
- Voordelen benoemen - markt blijft nadien in centrum.
- Vermeldenswaardig: verkeer op N715 zal steeds kunnen blijven doorstromen, bereikbaarheid handelaars, etc.
- Cijfers ontharding voor en na, aantal parkeerplaatsen voor en na, aantal bomen (indien beschikbaar), etc.
- Kaderstuk: verwijzen naar bevraging uitgevoerd in 2021: resultaten + welke suggesties zijn meegenomen.
- Kaderstuk: partners in dit project vermelden, provincie Limburg bekostigt grotendeels het openleggen van de Roosterbeek.
- Kaderstuk: Blue Deal project: woordje uitleg bij Blue Deal: Vlaamse/Europese subsidie > betekent specifieke vereisten naar vermelding logo's en partnerschap.
- Beelden: renders voor en na (idem panelen), eventueel ook de 'na' plattegrond gebruiken.
- Pagina 4-5 (dieper ingaan op eigenlijke werken)
- Met welk studiebureau en welke aannemer(s) werken we samen.
- Verticale tijdslijn met indicatie van de mijlpalen. MERK OP: het is niet de bedoeling een gedetailleerde fasering v/d werken te communiceren. Die staat trouwens nog niet vast. De werken waarmee we van start gaan kunnen iets ruimer aan bod komen, maar voor het overige is vooral de volgorde der werken van belang.
- Archeologie: woordje uitleg over het kerkhof dat hier aanwezig was, welke werken zullen gebeuren en wat er met de menselijke inhumatie resten zal gebeuren.
- Rooien bomen: woordje uitleg over werking boomchirurg die werd aangesteld, op basis waarvan is bepaald welke bomen gerooid worden, vertakking wortels, heraanplant + staven met cijfermateriaal (aantal bomen voor/na)
- Openleggen Roosterbeek
- Eventueel verwijzen naar Open Werven dag (editie 2024 dan, want editie 2023 vindt reeds plaats op 7 mei)
- Wist-je-datjes
- Droogzuiging
- Techniciteit der werken
- Keermuur aan zijde kerk / kerk op eikenbomen gebouwd
- Oude kerkhofmuur krijgt nieuwe functie in combinatie met fonteinenzone
- Ideale locatie voor trouwfoto's
- Bijzonder aandacht voor toegankelijkheid gebied > mensen in rolstoel tot bij het water
- Concept harde versus zachte oever toelichten
- Pagina 6-7 (in het hart van de brochure)
- Plattegrond tijdens de werken
- Uitsnede gebied bepalen
- Werfzone aanduiden op plan
- Op de N715 wordt doorgaand wegverkeer gegarandeerd, weliswaar met 3-kleurige lichtenregeling tijdens de periode dat er werken plaatsvinden op de N715.
- In de straten waar het doorgaand verkeer mag worden onderbroken (dit zijn alle straten uitgezonderd de N715) zal de aannemer bij de opmaak van zijn planning ermee rekening houden dat de duur van de verkeersonderbreking tot het strikte minimum wordt beperkt. Toegangswegen voor voertuigen zullen zo lang en zoveel mogelijk gevrijwaard blijven gedurende de werken.
- Parkeerzones aanduiden + fietsstalplaatsen aanduiden.
- Parking andersvaliden aanduiden + eventueel extra te voorzien.
- Parkeerroute richting evenementenhal aanduiden. Bereikbaarheid parkeerplaatsen algemeen aanduiden.
- Voorkeursomleiding voor doorgaand verkeer > via grote ringstructuur (ook op terrein zelf aanduiden?).
- Verplaatsing bushaltes? moeilijk op voorhand te zeggen, info ten gepaste tijde via website/nieuwbrief verspreiden.
- Eventueel hier de 'na' plattegrond toevoegen (ofwel op pagina 2-3)
- Pagina 8-9-10 (gevolgen tijdens de werken)
- Openbaar vervoer: bereikbaarheid bushaltes (moeilijk op voorhand in te schatten, afhankelijk detailfasering werken).
- Handelszaken in de betrokken straten
- Voor handelszaken, openbare gebouwen, etc. zal de aannemer de nodige maatregelen nemen om de autotoegankelijkheid voor klanten, toeleveranciers en bezoekers op alle ogenblikken te garanderen. De aannemer neemt hiervoor alle nodige maatregelen.
- De nodige maatregelen worden genomen opdat de toegang en bruikbaarheid van de aangelande eigendommen verzekerd blijft. Daartoe worden bij het opbreken van het gemeentelijk openbaar domein personenbruggetjes, voorzien van zijdelingse steunen, ten behoeve van de voetgangers geplaatst.
- Regeling voor 2-wekelijkse afhaling huisvuil vermelden.
- Maatregelen vermelden om hinder (stof, geluid, etc.) te minimaliseren.
- De omwonenden en de handelaars worden verwittigd wanneer concrete verkeershinder te verwachten is.
- Voor de gehele duur van de werken zal de aannemer een wachtdienst organiseren waarop hij 24/24 uur bereikbaar is, inbegrepen op zaterdag, zondag- en feestdagen en vakantieperiodes.
- Dienstverlening in en rond het gemeentehuis:
- Bereikbaarheid gemeentehuis: hoofdingang / ceremoniële ingang / parkeren
- Bereikbaarheid politiekantoor + waar best parkeren
- Bereikbaarheid bibliotheek + waar best parkeren
- Bereikbaarheid UiTpunt+ waar best parkeren
- Huwelijken niet via ceremoniële ingang, alternatieven bekijken
- Omlooproutes voor scholen
- Bewoners en bezoekers serviceflats eventueel als aparte doelgroep definiëren.
- Gebruik doorsteek Achter de Hoven promoten: interessant voor fietsers, bv. schoolgaande jeugd met de fiets.
- Gebruik doorsteek Alvermanneke promoten (suggestie schepen Vandeput)
- Aantal monumenten worden verplaatst/gestockeerd: inhoudelijk zie eerdere collegebeslissing. Voor de terug te plaatsen monumenten dient nog een locatie bepaald te worden. Monumenten worden niet tijdelijk verplaatst. Hierover communiceren i.f.v. specifieke vieringen, zoals bv. op 11 november.
- Kiosk verdwijnt: woordje uitleg waarom deze niet opnieuw wordt heropgebouwd.
- Evenementen:
- Zondagsmarkt:
- Nieuwe tijdelijke locatie aanduiden op plan: in welke straten + waar zijn parkeerplaatsen + waar zijn fietsstalplaatsen.
- De bushalte dient mogelijk tijdelijk verplaatst te worden.
- Ter info: de huidige parking/fietsstalplaats aan de overzijde van het gemeentehuis is tijdens de werken niet bruikbaar, aangezien de aannemer hier zijn werfkeet zal plaatsen en materialen wenst te stockeren.
- Eventueel campagne opstarten om fietsgebruik te promoten en te stimuleren: met de fiets naar de markt / gebruik bestaande fietsenstallingen
- Zonhoven Trapt Door (ZTD): woordje uitleg over tijdelijke nieuwe locatie.
- Kermissen? De kermissen van 19 maart (jaarmarkt) en 16 april (Heuven kermis) kunnen allicht nog wel op het centrale Kerkplein plaatsvinden. Voor 2024 dient er gezocht te worden naar een tijdelijke alternatieve locatie.
- Overige evenementen?
- Pagina 11 (overige projecten in de omgeving)
- Site Kwint: afbraakwerken starten februari 2023.
- Project Dorpsdreef eventueel vermelden.
- Verwijzen naar www.zonhoven.be/wegenwerken voor overzicht werken in Zonhoven.
- Backcover
- Beeld: nog te bepalen
- Verwijzen naar www.zonhoven.be/dorpshart
- Mogelijkheid bieden om te reageren: dienst / e-mailadres / telefoonnummer (zeker geen telefoonnummer van de aannemer communiceren via de website !!)
- Logo's en uitleg partners vermelden (springt zo meer in het oog)
(B) WEBSITE
1. Doel: informeren over de inhoud der werken + minder hinder maatregelen + mogelijkheid bieden om bezorgdheden en klachten te melden
2. Doelgroep: burger, handelaar
3. Timing: uiterlijk vrijdag 31 maart: input aanleveren om de huidige webpagina te updaten.
(C) DIGITALE ALGEMENE NIEUWSBRIEF GEMEENTE
1. Doel: informeren over de algemene voortgang der werken.
2. Doelgroep: al wie zich heeft ingeschreven op de digitale nieuwsbrief
3. Timing: nadat de infovergaderingen hebben plaatsgevonden en uiteraard enkel indien er nieuws te melden valt
(D) SOCIALE MEDIA
1. Doel: informeren over de algemene voortgang der werken.
2. Doelgroep: burger, handelaar
3. Timing: nadat de infovergaderingen hebben plaatsgevonden en uiteraard enkel indien er nieuws te melden valt
(E) DIGITALE NIEUWSBRIEF OP MAAT ofwel E-MAIL
1. Doel: informeren over de specifieke voortgang der werken (bv. werken die gepland zijn in een bepaalde straat)
2. Doelgroep: al wie zich heeft ingeschreven op de digitale nieuwsbrief (aanpalende bewoners/handelaars) / al wie interesse toont om per e-mail geïnformeerd te blijven
3. Timing: nadat de infovergaderingen hebben plaatsgevonden en uiteraard enkel indien er nieuws te melden valt.
(F) BEDRUKTE WERFDOEKEN OP HERAS-HEKKEN
1. Doel: informeren over de inhoud der werken (waarom / wistjedat / archeologie / tijdslijn)
2. Doelgroep: burgers, scholen, toevallige passanten
3. Timing: bij de opstart der werken (plaatsen HERAS-hekken)
Opmerking: de bestaande infoborden op terrein kunnen ook hergebruikt worden.
(G) MINDER HINDER PLAN
1. Doel: informeren over maatregelen om hinder zoveel mogelijk te beperken
2. Doelgroep: handelaars, aanpalenden, burgers (klanten handelaars), marktkramers
3. Timing: z.s.m., vóór de werken aan de nutsleidingen van start gaan, allicht via een digitaal kanaal (alvorens de brochure verdeeld wordt)
Tot slot: communicatie ná de werken
- Het schepencollege besliste eerder reeds voor communicatieve doeleinden een korte promofilm over de werken in het dorpshart te laten maken. Er zijn 3 vliegmomenten met een drone voorzien en 1 opnamemoment op terrein. De promofilm wordt gemonteerd en afgewerkt i.f.v. het persmoment.
- Indien gewenst kan er een inhuldigingsbord worden voorzien, maar dan dient hierover een beslissing te worden genomen.
- Welk materiaal: inox / cortenstaal / graveren in natuursteen?
- Integreren in keerwand?
- Welke tekst vermelden?
- De mogelijkheid om permanente communicatie op de site te voorzien wordt op een later tijdstip opgenomen en verder uitgewerkt. Dit kan onder de vorm van korte tekstfragmenten en zelfs historische foto's (met/zonder QR code):
- Bv. Wat doet waterloop voor biodiversiteit?
- Bv. Historische info over kerkhofmuur (incl. oude foto v/d muur)
- Bv. Technische info verschaffen over “bouwwerk” opengelegde waterloop
- Bv. Meer ruimte geven aan water om wateroverlast te vermijden
- Bv. informatieve wandeling organiseren
- Bv. verhaal van de Roosterbeek brengen ofwel zeer specifiek info geven (weetjes)
- Organisatie persmoment i.f.v. "knippen van het lintje": de dienst communicatie zal hiervoor een speech, persmap en persuitnodiging voorbereiden tegen het najaar van 2024.