2023_CBS_00885 - Voorzien ICT-middelen voor de uitoefening van de functie - Goedkeuring

N.a.v. de uitvoering van de aanbeveling, geformuleerd door de Rijksdienst Sociale Zekerheid, in het kader van privaat gebruik van ICT-middelen, zijn er reeds een aantal stappen ondernomen. De nodige afstemmingen in de organisatie hebben plaatsgevonden en hebben geleid tot de aanpassing van het arbeidsreglement, goedgekeurd op de zitting van de gemeenteraad en raad van maatschappelijk welzijn van 28 maart 2022.

De implementatie van deze wijzigingen maken onderdeel van de laatste fase van dit project. In het arbeidsreglement is voorzien dat het gebruik van de laptop en tablet enkel is toegestaan voor professioneel gebruik. Dit dossier beperkt zich bijgevolg tot het gebruik van GSM-toestellen en het bijhorend abonnement omdat daar het privaat gebruik van een toestel en/of abonnement, aangeboden door de werkgever, mogelijk is.

Voor de implementatie van dit gedeelte is er een lijst opgesteld vanuit de afdeling HRM waarop alle functies en/of diensten zijn opgenomen waarbij een GSM-toestel nodig is voor het uitvoeren van de functie. Deze lijst is in bijlage terug te vinden.

Er zijn 2 grote afwegingen in kaart gebracht:

• Is een GSM nodig voor het uitoefenen van de professionele taken?
• Hebben de personeelsleden een laptop ter beschikking om e-mail, verlofaanvragen, … te beheren? Indien niet, wordt er een GSM aangeboden als werkgever. Het lijkt logisch dat het gemeentebestuur minstens 1 toestel aanlevert waarop werkmails en werkgerelateerde apps (Astrow, Outlook, Topdesk, Sharepoint, …) door iedere werknemer kunnen geraadpleegd worden in deze tijden van digitalisering.

Deze afwegingen leiden tot de conclusie dat er, op basis van het huidig organogram, 216 toestellen worden uitgereikt. De kostprijs voor deze toestellen, geteld op 300 euro per toestel, komt neer op een kostprijs van 64.800 euro voor 3 jaar. De bijhorende SIM-kaart vertegenwoordigt een kostprijs van 32.400 euro op jaarbasis (12,5 euro/maand). Dit betekent een totale jaarkost van 54.000 euro.

Ter referentie, momenteel hebben we ongeveer 110 toestellen in gebruik wat een totale jaarkost van 27.500 euro betekent (33.000 euro voor 3 jaar voor toestellen, 16.500 euro per jaar voor het abonnement). Het grootste aandeel van de meerkost bevindt zich in het voorzien van een GSM-toestel voor de thuisdiensten en voor de medewerkers van de afdeling facilitair management.

Conclusie:

Er wordt gevraagd aan het college van burgemeester en schepenen om akkoord te gaan met het principe om voor elke werknemer minstens één 'werktoestel' (laptop en/of GSM) te voorzien. Dit gaat gepaard met een jaarlijkse meerkost van 26.500 euro voor het uitreiken van GSM-toestellen.

Dit voorstel is ook voorgelegd aan en goedgekeurd door de leden van het managementteam, op de vergadering van 15 juni 2023.

Bijkomende interessante opmerkingen die zijn geformuleerd tijdens de bespreking van dit dossier:

1. Het afleveren van een GSM-toestel betekent niet dat een persoon ‘bereikbaar’ dient te zijn. Deze misvatting leeft inderdaad maar bereikbaarheid (buiten de werkuren) en de nood van een GSM voor het uitvoeren van taken zijn 2 verschillende zaken. De discussie over ‘permanentie’ is eveneens zeer sterk verweven met deze materie.
2. Momenteel worden werk-GSM’s door sommige personen geweigerd omdat ze niet met 2 toestellen willen rondlopen of 2 nummers in gebruik willen hebben. Dit maakt het veilig beheer van werkgerelateerde data natuurlijk moeilijker. Dit vereist ook extra ondersteuning van deze werkgerelateerde data op een privé-GSM. Het weigeren van een werk-GSM zou minstens moeten vereisen dat men voldoende onderlegd is in het gebruikt van de privé-GSM om de werkgerelateerde apps te installeren.
3. Voor bepaalde (CIPAL-) applicaties is het nodig om VPN te installeren indien men van thuis wilt werken. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een authenticator app die op een GSM moet geïnstalleerd worden. Voor sommige personeelsleden is dit de enige reden om een GSM-toestel van het werk te ontvangen. ICT onderzoekt of er alternatieven zijn.