2023_CBS_01093 - Ingebruikname eBox en opstart project e-inclusie - Goedkeuring

De eBox is een elektronische brievenbus waarin burgers sinds 2018 op een veilige manier berichten kunnen ontvangen.  Net als burgers hebben bedrijven ook hun eBox. Bij burgers is deze gekoppeld aan het rijksregisternummer. Bij bedrijven is dat het ondernemingsnummer. 

Momenteel hebben ruim 3 miljoen Belgen hun eBox geactiveerd. Dit betekent dat ongeveer 1/3^de van de volwassen bevolking al eBox-berichten ontvangt. Door de coronapandemie was er een grote boost van het aantal gebruikers van eBox en mijnburgerpofiel omwille van de vaccinatiebewijzen. Momenteel groeit het aantal gebruikers elke 6 maanden met 5%. Er zijn geen gedetailleerde cijfers van Zonhoven beschikbaar.

Op dit ogenblik zijn er 546 overheidsdiensten aangesloten als eBox verzenders. Sinds de zomer van 2023 zijn in deze lijst ook het OCMW en de gemeente Zonhoven opgenomen.

Het gebruik van eBox heeft verschillende voordelen:

• Efficiëntie: eBox biedt een gestroomlijnde manier om documenten te ontvangen en te verzenden. Het vermindert de noodzaak van fysieke post en bespaart daarmee tijd en middelen.
• Toegankelijkheid: Het platform is 24/7 beschikbaar, waardoor gebruikers op elk moment hun documenten kunnen inzien en beheren, ongeacht hun locatie.
• Milieuvriendelijk: Het verminderen van papiergebruik draagt bij aan de vermindering van de ecologische voetafdruk.
• Kostenbesparing: Door het verminderen van fysieke post en administratieve handelingen kunnen we kosten besparen op verzending, opslag en verwerking van papieren documenten.
• Snelle verzending: Documenten kunnen vrijwel direct worden verzonden en ontvangen, waardoor de communicatie tussen overheidsinstanties, bedrijven en burgers wordt versneld.

MAGDA-Documentendienst:

Overheidsinstanties in Vlaanderen kunnen met de MAGDA-Documentendienst brieven of documenten verzenden via eBox. Als een digitale verzending niet lukt, bijvoorbeeld naar een burger die geen toelating heeft gegeven om brieven te ontvangen via zijn eBox, wordt de brief automatisch afgedrukt en met de klassieke post opgestuurd. Alles verloopt conform de GDPR-wetgeving. 

Op 30 januari 2023 heeft de GR/RMW de samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Overheid voor het gebruik van de MAGDA-documentendienst goedgekeurd. Op 31 januari 2023 heeft het CBS/VB deze aansluiting bevestigd. 

Advies dienst

Zoals hierboven vermeld heeft momenteel  30% van de volwassen bevolking een eBox-account. Dit aantal zal blijven toenemen en de verwachting is dat over enkele jaren de elektronische communicatie volledig dominant zal worden. 

Oorspronkelijk waren burgers zich vaak niet bewust dat ze hun eBox geactiveerd hadden, waardoor er soms ‘communicatie’ gemist werd. Sommige betaalverzoeken of berichten worden enkel nog per eBox (zie brief in bijlage) verstuurd – als deze geactiveerd is – waardoor burgers ‘verplicht’ worden om hun eBox op regelmatig basis te raadplegen. Daarnaast krijgt de overgrote meerderheid per mail een notificatie als er een nieuw bericht is. 

De dienst informatiemanagement stelt daarom voor om ook de eBox actief te gaan gebruiken voor onze uitgaande communicatie. Dit is sneller, goedkoper en milieuvriendelijker dan een papieren brief. Om onze inwoners te begeleiden met deze digitale transitie stellen we voor om parallel een e-inclusiebeleid uit te werken (zie flankerende maatregelen).

De eBox zal daarom zeer geleidelijk aan geïmplementeerd worden. De dienst informatiemanagement zal deze extra communicatietool gaan voorstellen op alle diensten. Vervolgens zullen er in overleg met de diensten en na goedkeuring van het managementteam pilootprojecten opgestart worden. 

Flankerende maatregelen

Terwijl eBox veel voordelen biedt, is het belangrijk op te merken dat niet alle burgers en bedrijven even vertrouwd zijn met digitale technologieën. Dit kan een digitale kloof creëren, waarbij sommige burgers het moeilijk kunnen vinden om toegang te krijgen tot de eBox en de documenten die daar worden uitgewisseld. Dit benadrukt het belang van digitale inclusie-initiatieven om ervoor te zorgen dat iedereen kan profiteren van deze technologische vooruitgang.

We willen als gemeente Zonhoven daarom inzetten op innovatie en e-inclusie. We stellen voor om een werkgroep op te richten die een concreet beleid en gerichte acties mag uitwerken. Deze werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de diensten:

De doelstelling is om midden 2024 een actie- of beleidsplan m.b.t. e-inclusie te bespreken met het managementteam en te agenderen op het college van burgemeester en schepenen. Mogelijke acties die hieruit kunnen voorvloeien zijn:

• promotie en ondersteunen van burgers bij het activeren van hun eBox;
• promotie en ondersteunen van burgers bij het gebruik van itsme;
• promotie en ondersteunen van burgers bij het gebruik van mijnburgerprofiel;
• het  opstarten van een lokaal digipunt;
• het uitbreiden van de werking van het tabletcafé;
• de implementatie van een stadsapp.