Het bestek en de raming voor de opdracht “Implementatie 'open bibliotheek' met onderhoudscontract”.
Onze bibliotheek wenst in de nabije toekomst zijn dienstverlening uit te breiden met ruimere openingsuren waardoor meer en andere gebruikers ook gebruik kunnen maken van de bib met als resultaat een groter bereik en grotere impact van gemaakte investeringen in collectie en gebouw.
Dankzij het concept 'Open bib' kunnen de gebruikers gecontroleerd toegang krijgen tot de hoofdbib buiten de bemande uren. Hiervoor moet de gebruiker zich registreren en krijgt deze uitleg over een correct gebruik en de regels van de Open bib. Een verhoogd gemeenschapsgevoel en meer betrokkenheid als bibliotheekgebruiker door sociale controle en wederzijds vertrouwen zijn hierbij kernwaarden die onderstreept worden.
De hoofdbibliotheek is momenteel 29u/week bemand open. Met het concept 'Open bib' kunnen we dit uitbreiden naar bijvoorbeeld 84 openingsuren, waarvan 29 bemand en 55 onbemand. Dankzij bezoekerstellers kunnen de openingsuren in de toekomst geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd worden.
Het 'Open bib'-concept wordt momenteel in Vlaanderen uitgerold in steeds meer bibliotheken. In Scandinavië en Amerika is dit al erg ingeburgerd. In Limburg zijn er momenteel een 10-tal bibliotheken die hiervan gebruik maken waaronder Bree, Hamont-Achel, Oudsbergen, Maasmechelen, Heusden-Zolder, As, Bilzen, Beringen.
Het Open Bib-concept omhelst technisch gezien de koppeling van gecontroleerde toegang tot het gebouw - via eID gecombineerd met een persoonlijke code - in combinatie met het bestaande Wise-bibliotheeksysteem. Er dient een koppeling gemaakt te worden met diverse gebouwtechnieken zoals aansturing automatische deur, inbraakalarm, camerabewaking, omroepsysteem, verlichting en verwarming. Het concept voorziet ook in een statistische en administratieve module voor opvolging en aansturing.
Adviezen:
In het kader van de opdracht “Implementatie 'open bibliotheek' met onderhoudscontract” werd een bestek met nr. 2023-616-open_bibliotheek opgesteld.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 40.200,00 excl. btw of € 48.642,00 incl. 21 % btw.
Er werd een investeringsbudget voorzien van €30.000,00 (MJP00100) voor het installeren en implementeren van een Open bib-systeem.
Er werd een exploitatiebudget voorzien van € 7.000,00 (MJP001099) voor de nodige aanpassing van technieken voor een Open bib-systeem.
Mogelijk is dit laatste niet volledig toereikend en kunnen er nog bijkomende kosten zijn indien bv. bij de verder technische uitwerking zou blijken dat bepaalde bestaande gebouwtechnieken verouderd zijn en vervangen dienen te worden om te koppeling met een Open bib-systeem te kunnen maken (bv. verouderde alarmcentrale, mogelijkheden aansturing verlichting, enz.).
Het bestek met nr. 2023-616-open_bibliotheek en de raming voor de opdracht “Implementatie 'open bibliotheek' met onderhoudscontract” wordt goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 40.200,00 excl. btw of € 48.642,00 incl. 21 % btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van het meerjarenplan 2020-2025 op MJP01100 - € 30.000 voor de aankoop (investeringen) en jaarlijks € 7.000 n MJP01099 - voor de onderhoudskosten (exploitatie).