Brief van Sweco van 26 januari 2024 betreffende de melding van een mogelijk belangenconflict.
Sweco werd aangesteld als trajectbegeleider (architect) voor het volledige project Site De Kwint door het college van burgemeester en schepenen van 24 januari 2017. Het college van burgemeester en schepenen heeft, in zitting van 24 november 2020, de opdracht “PPS Zonhoven De Kwint” aan THV Vanhout Projects-Kolmont Woonprojecten gegund. TM VHK zijn de uitvoerders van de werken. Deze laatste heeft voor een gedeelte van de opdracht, namelijk het onderdeel akoestiek, de firma VK architects & engineers ingehuurd als onderaannemer. (In de offerte van TM THV werd VENAC toegevoegd aan het kernteam voor het ontwerp en studies akoestiek, dit werd gewijzigd bij het uitvoeringsontwerp naar VK architects & engineers.) Sweco Belgium heeft op 31 maart 2023 een Share Purchase Agreement met VK architects & engineers afgesloten.
Kort samengevat heeft Sweco de firma VK architects & engineers overgenomen. Waarbij de firma nu én studiebureau én bouwheer is. Deze heeft nog altijd als grootste belang om het dossier correct af te werken, waardoor deze samenwerking geen probleem vormt.
Volgens artikel 6 WOO dienen wij, als aanbesteder, de nodige maatregelen te treffen om belangenconflicten te voorkomen, herkennen en op te lossen tijdens de plaatsing en de uitvoering van de opdracht. Dit is noodzakelijk om een vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle ondernemers te verzekeren. Volgens artikel 62, 1° KB Uitvoering kan de aanbesteder de opdracht verbreken op basis van de facultatieve uitsluitingsgrond omtrent belangenconflicten.
Deze uitsluiting op basis van belangenvermenging is uitzonderlijk echter niet van toepassing als het er toe zou leiden dat de aanbesteder niet meer zou kunnen voorzien in haar behoeften.
In deze situatie was er tijdens de procedure of bij gunning geen sprake van belangenvermenging. De situatie is recent veranderd terwijl we al jaren in de uitvoeringsfase zitten. Er kan nu niet meer overgegaan worden tot de verbreking van de opdracht op grond van artikel 62 van het KB Uitvoering van 14 januari 2013. De aanbestedende overheid moet het mogelijke belangenconflict oplossen met minder ingrijpende maatregelen.
De wet is duidelijk niet voorzien op een situatie zoals deze. Het gaat hier om een langlopende opdracht (al 7 jaar geleden gegund) en de situatie is pas tijdens de uitvoering van de opdracht veranderd. Er wordt voorgesteld om geen actiemiddelen te ondernemen in deze, maar wel een vergrote waakzaamheid bij de uitvoering van het betreffende gedeelte van de opdracht te houden.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het schrijven van Sweco in verband met een mogelijk belangenconflict door de samenwerking van Sweco en VK architects & engineers.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om geen actie te ondernemen in deze op basis van voornoemde motivatie, maar wel een vergrootte waakzaamheid bij de uitvoering van het betreffende gedeelte van de opdracht te houden.