Jo Schreurs, ambassadeur voor Transplantoux vzw, heeft ons op de hoogte gebracht dat zij op 7 september 2024 hun jaarlijkse "goede doel" fietsevenement 'De Transplantoux Classic' met start en aankomst in Zonhoven zullen organiseren. Dit evenement richt zich op sportieve fietsers die een afstand van 50, 100 of 150 km willen afleggen, met een verwachte deelname tussen 500 en 1.000 personen. Transplantoux vzw wenst gebruik te maken van de polyvalente zaal van de evenementenhal.
Transplantoux vzw verzoekt de gemeente om een partnerschap waarbij:
Advies van de sportdienst:
De sportdienst heeft als taak sportclubs, verenigingen en evenementen te ondersteunen en te faciliteren. Hoewel wij doorgaans geen medeorganisator of partner zijn bij evenementen, erkennen we dat het voorliggende partnerschap een zekere meerwaarde voor Zonhoven kan hebben, zij het met een beperkte return. Het takenpakket voor de sportdienst zou echter aanzienlijk zijn.
Om die reden adviseren wij om geen partnerschap aan te gaan voor deze organisatie. Desondanks staat de polyvalente zaal, kleedkamers en douches ter beschikking voor verhuur volgens het geldende retributiereglement (de zaal is nog beschikbaar).
Het gebruik van een aantal nadars om de veiligheid te garanderen bij de start en aankomst van de fietsers is aanbevolen. Er zijn reeds nadars permanent beschikbaar bij de evenementenhal, die hiervoor kunnen worden gebruikt.
Het toewijzen van personeel voor het uitpijlen van de toertochten en/of hulp bij de ontvangstprocedure van de deelnemers adviseren wij niet toe te staan, zoals bij andere evenementen.
Voor de promotie van hun evenement kunnen zij net zoals alle andere verenigingen gebruik maken van de UiT-databank.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om geen partnerschip aan te gaan met Transplantoux vzw;
Het college van burgemeester en schepenen beslist het evenement wel toe te laten volgens het huidige retributiereglement;
Het college van burgemeester en schepenen beslist om Tranplantoux vzw de nadars van de evenementenhal te laten gebruiken om de veiligheid van de vertrekkende en aankomende fietsers te garanderen;
Het college van burgemeester en schepenen beslist om Transplantoux vzw geen gebruik te laten maken van de gemeentelijke communicatiemiddelen. Zij kunnen hiervoor de UiT-databank gebruiken.