2024_CBS_00718 - Publiekshuis: definitief ontwerp - Goedkeuring

Als we de m² prijzen van de eerste raming vergelijken met de huidige raming, is dit het overzicht:

Toelichting prijsverschil
Voor Studio Dott is dit te verklaren doordat de inrichting van de raadzaal nog niet in de eerste m2 prijs verrekend was en het nog niet duidelijk was hoeveel los meubilair er kon gerecupereerd worden.  (raming voor meubel en lambrisering raadzaal: € 106 000 incl. BTW; raming los meubilair: € 148 000 incl. BTW)

Voor Multis is er in 2023 een gemiddelde prijsvork genomen van de aanbestedingsprijs van 2022. Deze prijsvork was opgemaakt op basis van de vorige aanbesteding. In deze aanbesteding was het ontwerp zo opgemaakt dat we een aantal zaken zoals de datakabels en elektriciteit gingen behouden. In het eerste ontwerp (voor Studio Dott) werden de huidige ruimtes zo goed als behouden.
Met het nieuwe ontwerp worden alle technieken vernieuwd, aangezien dit een heel ander ontwerp is. Bij de aanleg van het BEO veld zijn we op steenpuin gebotst, waardoor we hier een meerprijs van € 42.000 incl. BTW hebben gehad.

De verhoging van de m² prijs zou je ook gewoon kunnen wijten aan de indexsprong. Materialen en lonen die elk jaar duurder worden.

Budgetverdeling
Als we naar onderstaande budgetten kijken, zien we dat de renovatie nu geraamd wordt op € 4.336.544 incl. BTW en dat er in de meerjarenplanning € 4.160.000 incl. BTW voorzien is (een tekort van € 176.544 incl. BTW).

In de meerjarenplanning hadden we eerst ook nog MJP 1213 los meubilair twv. € 200.000 incl. BTW meegerekend. Dan kwamen we op € 4.360.000 incl. BTW. Doordat in de eerste m² prijs het los meubilair ook vervat zat, heeft de financieel directeur dit omgezet naar € 200.000 voor ICT. Dit voor onder andere een incheckzuil, Tv-schermen voor in de vergaderzalen, beamer en projectieschermen voor in de raadzaal, ... Aangezien dit ook nodig is, maar we hier nog geen raming voor hebben, kunnen we dus niet dit volledig budget terug gaan opnemen voor de 'renovatie'. Indien we dit wel opnemen bij de renovatie zoals oorspronkelijk voorzien en het voorziene budget dus "klopt", gaan we in de nieuwe MJP wél budget voor deze apparatuur moeten voorzien.

Multis heeft hier bekeken om naar een ander type klimaatplafond te gaan, waardoor er een besparing is van € 90.000 incl. BTW. (al mee verrekend). In het financieel overzicht dat Studio Dott heeft laten zien, hadden ze het BEO veld dat reeds is uitgevoerd en betaald (€ 112.000) niet mee in rekening genomen. (zie presentatie Studio Dott in bijlage)

Voor de erelonen ramen we nu een budget van € 417.508 incl. BTW en in de meerjarenplanning is hier € 351.451 incl. BTW voorzien (een tekort van € 66.057 incl. BTW). De prijsverhoging voor de erelonen komt door de € 27.830 incl. BTW die nodig is voor de omgevingsvergunning en doordat we Multis extra moeten betalen voor het project opnieuw "aanbestedingsklaar" te maken. Zij hadden voor het eerste ontwerp al een heel aanbestedingsdossier gemaakt. Het extra tekenwerk betalen we nu via uurloon. Dit wordt geschat op € 64.130 incl. BTW. In totaal dus een meerprijs van € 91.960 incl. BTW.

Wat nog te bekijken om bijkomend te besparen:
- We nemen het te recupereren meubilair terug onder de loep. We bekijken of we toch geen extra bureaus kunnen recupereren.
- Multis kijkt nog na overleg met de brandweer of het aantal rookmelders niet mag verminderd worden => nu moeten we per 3 ribben 1 rookmelder voorzien boven het verlaagd plafond
- We bekijken waar we nog op kunnen besparen zonder te raken aan het globaal ontwerp, bv. kleinere binnenramen, glazen deuren, maatmeubilair, vloerkeuze, ...

Timing project:

Indien er op dit college van burgemeester en schepenen beslist wordt om nog zaken te bekijken / veranderen, zullen we voor de aanbesteding de gemeenteraad van 9 september niet halen. Dan zal alles minstens met 1 maand verschuiven. 

Noot: Bij deze raming is geen rekening gehouden met de prijsherzieningsformule, aangezien we niet kunnen inschatten of bij aanbesteding de aannemer onder, op of boven deze raming gaat zitten. Wat we wel kunnen meegeven is dat de prijsherziening bij de turnhal neerkwam op 3,4%. Hier zou dit willen zeggen, € 147.443 incl. BTW.

Studio Dott had voor hun raming te presenteren aan het college al een eerste budgetscreening gedaan.
Zo hebben ze de glazen wanden verkleind, hoeveelheid gordijnen kritisch bekeken en sommige geschrapt, bekeken om het meubel van de raadzaal minder complex te maken en gaan ze de voorzetwanden van de buitenmuren bijwerken en niet vervangen.

Na overleg met Studio Dott hebben we op 3 juli bekeken waarop we nog zouden kunnen besparen.

Kostprijs renovatie wordt dan € 4 203 229 incl. BTW ipv. € 4.336.544 incl. BTW.
Voor de volledige kostprijs (incl. erelonen) komen we hierna uit op € 4 615 405 incl. BTW ipv. € 4.754.053 incl. BTW.
Het blijft echter een raming. We weten pas zeker wat het gaat kosten als de aanbesteding hebben gehouden. Dit kan nog in plus en min uitkomen.