Bestek en offerte voor de opdracht "Raamovereenkomst voor de verwerving van diensten inzake cloud, cybersecurity, infrastructuur, netwerken, procesautomatisering en aankoop van bijhorende hardware/software".
Gemotiveerde gunningsbeslissing van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Kampenhout van 6 maart 2023.
Offerte SF20240057 van Semper Fi voor bestelling consultancy.
De ICT-dienst streeft naar een vereenvoudiging van het beheer en de uitrol van alle type toestellen binnen de organisatie en een betere borging over de veiligheid. Dit willen we o.a. realiseren door een diepere integratie met de Microsoft Office 365-omgeving, waardoor we optimaler gebruik gaan maken van de huidige Microsoft 365-licenties. Een onderdeel hiervan zal nodig zijn bij de renovatie van het gemeentehuis om te zorgen dat alle diensten netwerk onafhankelijk kunnen blijven werken.
Voor de begeleiding en uitvoering van deze acties wil de ICT-afdeling gespecialiseerde technische expertise inhuren via perceel 4 (Semper Fi IT Solutions) uit de raamovereenkomst van Kampenhout.
De offerte in bijlage gaat om een pakket van consultancy uren van 20 mandagen tegen een totaalbedrag van € 18.289,15 incl. btw.
Deze offerte omvat volgende diensten/begeleiding:
Uitfaseren van het lokaal domein en netwerk onafhankelijke opstelling met Microsoft 365 als centrale oplossing. Enkele gekende factoren welke technisch uitgewerkt moeten worden zijn de overschakeling van alle bestaande computers naar Azure Domain joined apparaten. Elk bestaand toestel zal daarbij met grote voorzichtigheid volledig gereset moeten worden in de Intune omgeving met aandacht voor verlies van data en bedrijfscontinuïteit. De registratie van nieuwe toestellen kan daarna via Windows Autopilot rechtstreeks vanuit de leverancier gebeuren. Dat beperkt aanzienlijk de toekomstige werklast voor ICT voor het inrichten van nieuwe toestellen via imaging of manuele opzet.
Om de lokale domain controller te kunnen uitfaseren moeten ook alle GPO instellingen omgezet worden in Intune MDM varianten. Deze aanpassingen hebben een impact op de werking van alle medewerkers waardoor gerichte nazorg van groot belang is. Elke wijziging kan conflicterende configuraties opleveren wat het troubleshooten bemoeilijkt en benodigde kennis van de werking van een lokaal bestuur is daarbij niet te onderschatten.
Het is ook duidelijk dat door de complexiteit van historische verwevingen in de klassieke infrastructuur dit project een groot aantal onbekende problemen naar boven gaat brengen. Vooral richting authenticatie van legacy applicaties, maar ook systemen en netwerkauthenticatie. Problemen die we gezien de timing van verhuis naar het pop-up gemeentehuis liefst zo snel mogelijk, maar ook op een duurzame manier aanpakken.
De nood om het lokale domein uit te schakelen is een verderzetting van de huidige cloud-first strategie met focus op flexibiliteit en zat in de voorziene activiteiten voor de komende 3 jaar. Met de renovatie van het gemeentehuis en het daarmee verdwijnen van het centrale punt van onze netwerkinfrastructuur komt mee het probleem dat elke site de connectie met het lokale domein zal verliezen. We proberen de problematiek om te zetten in een opportuniteit om achteraf niet nog eens te moeten investeren bij elke verhuis om technisch maar break-even te blijven. Dat doen we door dit project versneld uit te voeren over de komende 6 maanden.
Via Semper Fi iT Solutions kunnen we de bestaande werken die opgezet zijn binnen de Office365 omgeving in kader van security verder zetten op een goedkopere manier en met meer focus op de functionele bedrijfsprocessen en continuïteit van werken.
Daar waar het startpunt van dit project duidelijk is, zijn de ingeschatte risico’s zowel technologisch zeer breed als diepgaand van aard en hebben we ook de expertise nodig die dit kan opvangen zolang we in overgang zitten.
Zodra we een stabiele werkende omgeving hebben kan de standaard operationele werking zonder problemen intern door de ICT-dienst opgenomen worden.
Vanuit de ICT dienst werd de inschatting gemaakt dat we met 20 dagen aan ondersteuning al een zeer sterk fundament kunnen uitwerken. Daarbij hebben we de overweging gemaakt om liever te onderschatten dan te overschatten in het aantal mandagen om de kosten niet onnodig omhoog te drijven. De kans is reëel dat deze uren niet toekomen, maar de problemen die in de loop van het project naar boven kunnen komen zouden een andere expertise kunnen vereisen en daarmee overgebleven uren potentieel nutteloos maken.
De algemene term “consultancy” in de offerte en het aantal geschatte mandagen is een vraag vanuit de dienst ICT in overleg met Semper Fi iT Solutions om te durven breed mee na te denken en tot gerichte oplossingen te komen zonder specifieke scope limitaties. De bewaking van de scope ligt daarmee niet in handen van de leverancier met eventuele commerciële doelstellingen, maar in beheer bij de dienst ICT.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de offerte van Semper Fi voor de bestelling van consultancy, via de raamovereenkomst voor de verwerving van diensten inzake Cloud, cybersecurity, infrastructuur, netwerken, procesautomatisering en aankoop van bijbehorende hardware/software, georganiseerd door gemeente Kampenhout.
De offerte in bijlage gaat om een pakket van consultancy uren van 20 mandagen tegen een totaalbedrag van € 18.289,15 incl. btw.
De uitgave van deze opdracht wordt voorzien op het exploitatiebudget van het meerjarenplan 2020-2025 op MJP000340 (Toepassingssoftware beheren en toetsen aan strategisch plan met aandacht voor systeemanalyse).