2024_CBS_00435 - 'Levering dranken en toebehoren' en 'extra aanlevering vrijwilligers' ZTD - Goedkeuring

Voor het dorpsfestival “Zonhoven Trapt Door” is de gemeente op zoek naar een professioneel bureau ter begeleiding van de onderhandelingen voor de levering van dranken en toebehoren enerzijds en van de praktische organisatie van de dranktogen tijdens dit weekend anderzijds. 

Volgende deeltaken horen hier o.a. bij:

• Contact en onderhandeling met cateringpartners (drinks) en opmaak nodige contracten – rekening houdend met de wetgeving op overheidsopdrachten
• Opmaken planning en draaiboek
• Opvolging logistiek cateringpartner: leveringen voor, tijdens en na het event
• Opmaken verbruiksoverzicht en bijhouden van stocks
• Briefing en opvolging van de vrijwilligers aan de dranktogen
• Aanwezig zijn bij bepaalde overlegmomenten (6-tal vergaderingen)

Anderzijds werd er een offerte gevraagd voor het aanspreken en voorzien van alle vrijwilligers die tijdens dit weekend in opdracht van het gemeentebestuur helpen met diverse taken. 

Volgende deeltaken horen hier o.a. bij:

• Contact en afspraken met Zonhovense en niet-Zonhovense (feitelijke) verenigingen voor het invullen van alle vrijwilligerstaken tijdens dit evenement in nauwe samenspraak met het gemeentebestuur.

Volgende firma’s werden aangeschreven:

• Yes – Jo Lambrechts
• Conrad Consulting
• To the point events

Eén firma diende een offerte in, volgens de voorwaarden hieronder vermeld.

Levering dranken en toebehoren

Yes: 2.940 euro excl. 21% btw

Aanspreken/voorzien van vrijwilligers

Yes: 500 euro excl. 21% btw

Verplaatsingvergoeding

Yes: 150 euro excl. 21% btw

Echter dienen volgende zaken benadrukt te worden op basis van de ingediende offerte:

• “Het contacteren en onderhandelen met mogelijk cateringpartners” en “het samenstellen van de nodige contracten” zoals vermeld in de offerte dienen conform de wetgeving overheidsopdrachten te gebeuren. Dit betekent onder andere dat er op een gelijke manier minimum drie leveranciers benaderd moeten worden een offerte in te dienen. De contracten dienen ook in overeenstemming te zijn met de wetgeving overheidsopdrachten. Het college van burgemeester en schepenen dient zowel de uiteindelijk leverancier als de overeenkomsten voorafgaand aan contractsluiting goed te keuren.

Er wordt voorgesteld om, rekening houdende met de voordelige voorwaarden en de beste prijs, de offerte voor het onderdeel "Leveren dranken en toebehoren"  en het "aanspreken en voorzien van vrijwilligers, van Yes voor een totaalbedrag van € 3590,00 excl. Btw + verplaatsingsonkosten goed te keuren en te bevestigen.