Om de financiële stromen op het evenement Zonhoven Trapt Door te reguleren werd er een afsprakennota opgemaakt om zo de kans op fraude tot een minimum te beperken. De desbetreffende nota kan men in bijlage terugvinden.
Algemene principes van de afsprakennota:
- Sluitend systeem: Het systeem is gebaseerd op het gegeven dat er een unieke matching is tussen de ontvangen gelden en de verkochte bonnen per kassa, waarbij elke kassa maar door één en dezelfde vereniging mag uitgebaat worden. Vandaar dat het zomaar openen van kassa's niet toegelaten is.
- Beperking qua fraude: Vanuit een risico op fraude en veiligheid wordt het gebruik van cash geld tot een minimum beperkt en worden digitale betalingen aangemoedigd.
- Mogelijke sanctie: bij vermoeden van fraude of wanbeheer van de kassa('s) door een vereniging kan dit leiden tot een sanctie (vb. onmiddellijk verwijderen van de betrokken vereniging, het weren bij de volgende editie en/of niet uitbetalen van de vergoeding aan de vereniging).
- het overkoepelend beheer is voor dienst financiën: zij staan in voor de opmaak en controle van de kassa's, alsook voor het openen van een extra kassa en het vervoeren/in bewaring nemen van de cash gelden tijdens het evenement.
Na kennisname van deze nota door het college van burgemeester en schepenen worden de verenigingen uitgenodigd zodat ze geïnformeerd kunnen worden hieromtrent.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de afsprakennota met betrekking tot de dagontvangsten op het evenement Zonhoven Trapt Door.