Het bestek en de raming voor de opdracht “Levering dranken en eventmateriaal voor "Zonhoven Trapt Door".
PV van opening, offertes, verslag van nazicht
In het kader van de opdracht “Levering dranken en eventmateriaal voor "Zonhoven Trapt Door"” werd een bestek met nr. 2025-660-drank_ZTD opgesteld.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 49.586,78 excl. btw of € 60.000,00 incl. 21 % btw voor de volledige looptijd.
De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 24 maanden.
Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 11 maart 2025 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 11 maart 2025 de plaatsingsprocedure te starten.
De aankondiging van opdracht werd gepubliceerd op 12 maart 2025 op nationaal niveau.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 1 april 2025 om 14.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 30 juli 2025.
Er werden 2 offertes ontvangen :
Er werd een verslag van nazicht opgesteld op 3 april 2025. Hieruit blijkt dat de opdracht gegund kan worden aan de firma met de enige regelmatige offerte (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Drankenhandel Poesen, Schutterijstraat 4 te 3740 Bilzen.
Gelet op het feit dat er slechts één inschrijver is alsook bij de beoordeling van de enige offerte fouten en hiaten in het bestek werden ontdekt, acht het college van burgemeester en schepenen het niet opportuun de opdracht te gunnen en is aldus van mening om af te zien van het gunnen en sluiten van de opdracht, zoals bedoeld in art. 85 van de wet overheidsopdrachten.
De motivering voor de beslissing tot niet te gunnen van deze opdracht conform art. 85 van de wet overheidsopdrachten is het ontbreken van voldoende mededinging alsook het ontdekken van enkele hiaten en fouten in het oorspronkelijk bestek dewelke verbetering vereisen. Vanwege het feit dat er slechts één offerte werd ingediend, is er hoe dan ook ontegensprekelijk een gebrek aan concurrentie. Er zijn veel ondernemers die in kunnen schrijven op deze opdracht die dat niet gedaan hebben. Hierdoor is er ernstige twijfel of de geboden prijzen alsook de kwaliteit van de producten van de enige inschrijver voldoende concurrentieel zijn. Het zondermeer gunnen aan de enige inschrijver zou geen blijk geven van het zorgvuldig of zuinig handelen. Daarnaast werden tijdens het nazicht van de enige offerte enkele onjuistheden in het bestek ontdekt, in het bijzonder in de gunningscriteria door zowel op eenheidsprijzen als op kortingspercentages op die eenheidsprijzen te beoordelen. Dit is een dubbele beoordeling dewelke tot ongewenste uitkomsten kan leiden waarbij de economisch meest voordelige inschrijver o.b.v. die criteria in feite niet de meest economisch voordelige zou zijn. Daarnaast was er een gunningscriterium dewelke inhoudelijk niet voorkwam in de technische bepalingen en/of inventaris, waardoor het voor eender welke inschrijver onmogelijk was hier op te scoren en was dit enorm verwarrend voor eender welke geïnteresseerde kandidaat. Het bestuur wenst deze ongelijkheid weg te werken maar daarvoor is noodzakelijk dat een aangepast bestek opnieuw op de markt gebracht wordt. Het zou onzorgvuldig en onverantwoord zijn niet over te gaan tot heraanbesteding zodat deze fouten rechtgezet kunnen worden.
Het college van burgemeester en schepenen beslist dat de opdracht “Levering dranken en eventmateriaal voor "Zonhoven Trapt Door"” , op grond van art. 84 van de wet overheidsopdrachten en gelet op bovenstaand uiteengezette motivering, niet gegund wordt.
Het college van burgemeester en schepenen beslist over te gaan tot een heraanbesteding, op basis van een aangepast bestek waar alle fouten en hiaten uit het vorig bestek worden rechtgezet.