2025_VB_00076 - Aanpassing werking serviceflats - Goedkeuring

Naar aanleiding van het regionaal overlegplatform GAW/SFG (groepen van assistentiewoningen en serviceflatgebouwen) van de VVSG (vereniging voor steden en gemeenten) is gebleken dat enkele onderdelen van de werking met betrekking tot onze serviceflats verouderd of niet aanwezig zijn. 

Anneleen Metten van de dienst welzijn is een korte opleiding gaan volgen bij de VVSG voor 'nieuwe woonassistenten' waarin de wetgeving met betrekking tot de serviceflats verduidelijkt wordt. Hieruit is gebleken dat we wettelijk verplicht zijn om: 

• Een kwaliteitshandboek te hebben 
• Een kwaliteitsplanning te hebben 
• Een jaarverslag op te maken 

Onder het kwaliteitshandboek vallen heel wat procedures die we reeds hanteren in de werking, maar ook wat procedures die we niet hebben of verouderd zijn. De belangrijkste zaken die onder de loep genomen moeten worden zijn: 

1) Bewonersraad 

De bewonersraad is wettelijk verplicht en maakt onderdeel uit van het kwaliteitshandboek/de kwaliteitsplanning. Deze is er in het verleden al geweest, maar door gebrek aan engagement is dit uitgedoofd. Dit moet terug opgestart worden en zal meerdere keren per jaar plaatsvinden. 

2) Een nieuw systeem voor inschrijvingen en wachtlijstbeheer

De wijze waarop de inschrijvingen en het wachtlijstbeheer momenteel verlopen is verouderd. In andere voorzieningen lopen deze zaken vaker digitaal en via een tweeledige wachtlijst: een actieve (dringende) wachtlijst en een passieve (preventieve) wachtlijst. Op de actieve wachtlijst staan de kandidaten die op korte termijn willen verhuizen, op de passieve wachtlijst staan kandidaten die zich al preventief willen inschrijven op de wachtlijst maar nog niet onmiddellijk willen verhuizen. 

Momenteel gebeuren de inschrijvingen via een papieren formulier dat de mogelijke kandidaat-bewoners niet altijd volledig en correct ingevuld terugbezorgen. Dit zorgt voor veel extra werk van de administratie en onduidelijkheden bij de kandidaat-bewoners. Via een digitaal formulier kan deze werking efficiënter verlopen, wat zorgt voor een (bijna) waterdicht systeem waarbij de kandidaat-bewoners zeker zijn dat hun inschrijving in orde is. 

Kandidaat-bewoners kunnen dan zelf thuis hun inschrijving indienen of een afspraak maken met een medewerker om de inschrijving te voltooien.

De dienst communicatie gaat ons bijstaan in het communiceren van de vernieuwing naar de burgers. De dienst informatiemanagement gaat ons bijstaan in het opmaken van het digitaal formulier en de overstap van de huidige wachtlijst naar de digitale wachtlijst. 

3) Jaarlijks updaten van de KATZ-schalen 

Aandacht voor preventie en vroegdetectie is het tweede organisatorische werkingsprincipe volgens het woonzorgdecreet. Hieronder kunnen we stellen dat een jaarlijkse actualisatie van de KATZ-schalen essentieel is. De KATZ-schaal is een evaluatieschaal die de zelfredzaamheid van de bewoners beoordeelt. Deze wordt ook opgevraagd bij inschrijving op de wachtlijst. In andere voorzieningen worden de KATZ-schalen jaarlijks geactualiseerd en beoordeeld, om zo aan vroegdetectie en preventie te kunnen doen. Op deze manier kunnen bewoners die niet meer zelfredzaam genoeg zijn, doorverwezen worden naar een meer geschikte instantie. Dit vraagt echter veel administratie en zal de eerste keer dat alle bewoners een nieuwe KATZ-schaal moeten binnenbrengen vermoedelijk zorgen voor veel doorverwijzingen.

4) Zelfevaluatie 

Een woonzorgvoorziening zoals de serviceflats wordt geacht aan zelfevaluatie te doen. Dit door onder andere ontwikkelingsgesprekken van de medewerkers maar ook tevredenheidsmetingen bij de bewoners. De ontwikkelingsgesprekken van de medewerkers gebeuren al op dit moment, de tevredenheidsmetingen zijn een nieuw onderdeel dat moet worden ingevoerd in de werking van de serviceflats. 

5) Aanpassing reglementen 

Op basis van de bovengenoemde elementen moeten ook de reglementen (het toewijzingsreglement en het reglement van interne orde van de serviceflats) aangepast worden. 

Bovenstaande zaken zullen gefaseerd ingevoerd worden volgens onderstaande planning: