Notulen  Vast Bureau

De raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn beschikken over de mogelijkheid om de goedgekeurde notulen via eBesluit te raadplegen.

Naar aanleiding van het regionaal overlegplatform GAW/SFG (groepen van assistentiewoningen en serviceflatgebouwen) van de VVSG (vereniging voor steden en gemeenten) is gebleken dat enkele onderdelen van de werking met betrekking tot onze serviceflats verouderd of niet aanwezig zijn. 

Anneleen Metten van de dienst welzijn is een korte opleiding gaan volgen bij de VVSG voor 'nieuwe woonassistenten' waarin de wetgeving met betrekking tot de serviceflats verduidelijkt wordt. Hieruit is gebleken dat we wettelijk verplicht zijn om: 

• Een kwaliteitshandboek te hebben 
• Een kwaliteitsplanning te hebben 
• Een jaarverslag op te maken 

Onder het kwaliteitshandboek vallen heel wat procedures die we reeds hanteren in de werking, maar ook wat procedures die we niet hebben of verouderd zijn. De belangrijkste zaken die onder de loep genomen moeten worden zijn: 

1) Bewonersraad 

De bewonersraad is wettelijk verplicht en maakt onderdeel uit van het kwaliteitshandboek/de kwaliteitsplanning. Deze is er in het verleden al geweest, maar door gebrek aan engagement is dit uitgedoofd. Dit moet terug opgestart worden en zal meerdere keren per jaar plaatsvinden. 

2) Een nieuw systeem voor inschrijvingen en wachtlijstbeheer

De wijze waarop de inschrijvingen en het wachtlijstbeheer momenteel verlopen is verouderd. In andere voorzieningen lopen deze zaken vaker digitaal en via een tweeledige wachtlijst: een actieve (dringende) wachtlijst en een passieve (preventieve) wachtlijst. Op de actieve wachtlijst staan de kandidaten die op korte termijn willen verhuizen, op de passieve wachtlijst staan kandidaten die zich al preventief willen inschrijven op de wachtlijst maar nog niet onmiddellijk willen verhuizen. 

Momenteel gebeuren de inschrijvingen via een papieren formulier dat de mogelijke kandidaat-bewoners niet altijd volledig en correct ingevuld terugbezorgen. Dit zorgt voor veel extra werk van de administratie en onduidelijkheden bij de kandidaat-bewoners. Via een digitaal formulier kan deze werking efficiënter verlopen, wat zorgt voor een (bijna) waterdicht systeem waarbij de kandidaat-bewoners zeker zijn dat hun inschrijving in orde is. 

Kandidaat-bewoners kunnen dan zelf thuis hun inschrijving indienen of een afspraak maken met een medewerker om de inschrijving te voltooien.

De dienst communicatie gaat ons bijstaan in het communiceren van de vernieuwing naar de burgers. De dienst informatiemanagement gaat ons bijstaan in het opmaken van het digitaal formulier en de overstap van de huidige wachtlijst naar de digitale wachtlijst. 

3) Jaarlijks updaten van de KATZ-schalen 

Aandacht voor preventie en vroegdetectie is het tweede organisatorische werkingsprincipe volgens het woonzorgdecreet. Hieronder kunnen we stellen dat een jaarlijkse actualisatie van de KATZ-schalen essentieel is. De KATZ-schaal is een evaluatieschaal die de zelfredzaamheid van de bewoners beoordeelt. Deze wordt ook opgevraagd bij inschrijving op de wachtlijst. In andere voorzieningen worden de KATZ-schalen jaarlijks geactualiseerd en beoordeeld, om zo aan vroegdetectie en preventie te kunnen doen. Op deze manier kunnen bewoners die niet meer zelfredzaam genoeg zijn, doorverwezen worden naar een meer geschikte instantie. Dit vraagt echter veel administratie en zal de eerste keer dat alle bewoners een nieuwe KATZ-schaal moeten binnenbrengen vermoedelijk zorgen voor veel doorverwijzingen.

4) Zelfevaluatie 

Een woonzorgvoorziening zoals de serviceflats wordt geacht aan zelfevaluatie te doen. Dit door onder andere ontwikkelingsgesprekken van de medewerkers maar ook tevredenheidsmetingen bij de bewoners. De ontwikkelingsgesprekken van de medewerkers gebeuren al op dit moment, de tevredenheidsmetingen zijn een nieuw onderdeel dat moet worden ingevoerd in de werking van de serviceflats. 

5) Aanpassing reglementen 

Op basis van de bovengenoemde elementen moeten ook de reglementen (het toewijzingsreglement en het reglement van interne orde van de serviceflats) aangepast worden. 

Bovenstaande zaken zullen gefaseerd ingevoerd worden volgens onderstaande planning: 

Het vast bureau keurt de lijst van bestelbons goed.

Bestek en bijlagen voor de opdracht "Vervanging domotica serviceflats".

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2022 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze.

Besluit van het vast bureau van 25 oktober 2022 betreffende de goedkeuring van het opstarten van de procedure en de publicatie.

Goedkeuring van het vast bureau van 10 januari 2023 van de gunning van de opdracht “Vervanging domotica serviceflats” aan Act With Care, Waalbeekpark 68 te 9870 Zulte tegen het onderhandelde bedrag van € 180.463,68 exclusief btw of € 218.361,05 inclusief 21 % btw.

Goedkeuring van het vast bureau van 18 juli 2023 van het verrekeningsvoorstel 1: extra verbruik ombouw domotica voor een totaalbedrag van € 19.592,62 exclusief btw of € 23.707,07 inclusief 21 % btw.

Goedkeuring van het vast bureau van 4 juni 2024 van het PV van voorlopige oplevering die plaatsvond op 27 februari 2024.

Na de voorlopige oplevering werden meermaals kleine tekortkomingen in het systeem gemeld aan de opdrachtnemer, die hiervoor ook steeds de nodige actie ondernam om deze te herstellen of aan te passen. Het ging hierbij om zowel softwarematige als hardwarematige issues.

Naar aanleiding van het verstrijken van de waarborgperiode werd op 27 februari 2025 een mail gestuurd aan de opdrachtnemer met de vraag de gewijzigde plannetjes/schema’s aan te leveren zodat het PV van definitieve oplevering opgesteld kon worden. Op 20 maart meldt de opdrachtnemer: "Onze technieker gaat eerstdaags langskomen om de laatste wijzigingen op de schema’s te noteren. Hierin zijn er een paar foutjes terug gevonden en wij hadden dit graag gecorrigeerd".

Op 11 maart ontvingen wij echter al een factuur F251116 van een eerdere interventie op 20 februari. Na een eerdere softwareaanpassing bleek namelijk dat er twee flats vergeten waren. Deze factuur werd geprotesteerd en via mail kregen wij ook bevestigd dat deze gecrediteerd zou worden.

Op 17 april krijgen wij echter opnieuw deze factuur aangeboden met de vermelding: "Wij verwijzen naar de documenten in bijlage (zijnde uw document Besluit VB 20240604_3 en ons opleveringsverslag)  waaruit blijkt dat er geen restpunten waren. U beschikt momenteel niet over een servicecontract, dus deze interventie is betalend. Wij zien graag de betaling van deze factuur zo spoedig mogelijk tegemoet".

Vermits na de voorlopige oplevering, weliswaar zonder opmerkingen, de waarborgtermijn van 12 maanden begint te lopen en deze interventie van 20 februari 2025 nog binnen deze periode valt dienen wij deze factuur nogmaals te protesteren. De waarborgperiode dient er namelijk net voor om dit soort tekortkomingen te kunnen vaststellen en op te lossen.

Vermits er op dit ogenblik nog steeds een aantal tekortkomingen niet zijn opgelost stelt de dienst voor om de opdrachtnemer toch nog formeel in kennis te brengen van een Weigering van Definitieve Oplevering. De  punten die nog steeds niet in orde zijn en overlopen werden met de technieker van Act with Care zijn:

Aanpassingen op schema:

•  Lijst klemmen op ingangsmodule domotica klopt niet helemaal met de realiteit.

• klem Brand 11 moet 12 zijn
• Deurcontact berging ingangsmodule staat M.12, dit moet 12 zijn.

• Aansluiting terugmelding drukknoppen:

• Druktoets badkamer uitgang 1.20, dit moet 1.10 zijn

• De lijst met aansluitingen uitgangen:

• De lijst met zekeringen Z11, Z12 en Z13 aanpassen.

 Aanpassingen in het bord:

•  Voeding domotica en uitgangen moet opgesplitst worden.

• Z11 moet zijn voeding dobiss en personenalarm. (is nu samen met uitgang 0.19-0.22 en 1.9-1.12)
• Z12 moet zijn voeding uitgang 1.1 tot 1.12 (is nu 1.1-1.8)
• Z13 moet zijn voeding uitgang 0.11 tot 0.22 (is nu 0.11 tot 0.18)
• Dit kan opgelost worden door enkele draden te verplaatsen van de voeding.